Rodziny coraz częściej decydują się spędzać weekendy w centrach handlowych. Z jednej strony jest to spowodowane pozornym brakiem tanich lub bezpłatnych alternatyw spędzania wolnego czasu, z drugiej strony przyczynia się do tego wzrastająca konsumpcja. Jednak wystarczy mieć uszy i oczy szeroko otwarte, aby trafić na ciekawe wydarzenia, angażujące całe rodziny. Taką alternatywą są pikniki rodzinne, które bez względu na to, czy są organizowaną przez firmy imprezą zamkniętą czy otwartym eventem miejskim, gwarantują aktywne spędzenie czasu zarówno dla rodziców i ich dzieci, ale też osób starszych, które przyprowadzają swoje wnuki.
Fundamentalna kwestia – gdzie powinien odbywać się piknik rodzinny?
Pierwszym, czym powinien zająć się organizator, jest wybór dobrego miejsca. Powinien być to teren zielony, niezbyt oddalony od centrum lub dobrze z nim połączony poprzez komunikację miejską – koniecznie z pojemnym parkingiem. Z reguły te warunki spełnia park miejski. Pamiętajmy jednak, że miejsce musi być określone szczegółowo, piknik nie będzie przecież zajmował jego całego terenu. Goście powinni mieć jasność, jak trafić do wejścia. Kolejnym atutem miejsca może być woda, która pozwoli na przygotowanie dodatkowych atrakcji jak rowerki wodne i kajaki, lub rejs statkiem po rzece. Zdecydowanie warto zorganizować piknik rodzinny w licznie uczęszczanym miejscu, gdzie do zabawy mogą dołączyć przypadkowi przechodnie, do których nie trafiła informacja o przedsięwzięciu. Miejscem spełniającym wszystkie te kryteria jest chociażby, znany krakowianom, Bulwar Czerwieński. Na wypadek niepogody należy pomyśleć o pojemnym namiocie lub hali tak, by choć część zaplanowanych zajęć mogła się odbyć. Jeżeli decydujemy się na dla zamkniętego grona uczestników, najlepiej by było, gdyby teren był już wydzielony, co ułatwi zabezpieczenie go przed niechcianymi osobami.
Dla kogo tak naprawdę są pikniki rodzinne?
Grupą, na której powinien się skoncentrować organizator, są dzieci od około 4 do 11 lat, i to właśnie im powinno podporządkować się większość atrakcji w trakcie pikniku. Szczęśliwe dzieci to szczęśliwi rodzice, dlatego pierwszym krokiem organizatora powinno być zapewnienie kompetentnej kadry animatorów. Dobry animator może, nawet przy niewielkim wkładzie pieniężnym, stworzyć przyjazną, radosną i zachęcającą dzieci do zabawy atmosferę. Podstawowymi narzędziami animatora są artykuły plastyczne, dzięki którym może stworzyć punkt artystyczny, gdzie dzieci dadzą upust swojej fantazji, magnetofon z podkładem muzycznym, do którego animator będzie uczył dzieci choreografii, i popularna chusta animacyjna. Dobry animator ma też przygotowane przebranie. Może to być klasyczny strój klauna, ale najciekawszym rozwiązaniem wydaje się przebranie za postać z popularnej bajki. Trzeba jednak uważać na zmieniające się trendy. Dzisiaj nie każde dziecko będzie kojarzyło postać Misia Uszatka, czy nawet Dextera. Bliżsi mogą im być Dora lub Fineasz i Ferb. Dzieci zainteresują się także dmuchanymi atrakcjami: zjeżdżalniami, tunelami, trampolinami. Nawet w tej, wydawałoby się niezmiennej, kwestii pojawiają się nowinki takie jak bumper ball, czyli piłka nożna z nałożoną od pasa w górę kulą wypełnioną powietrzem. Sprawdzoną atrakcją będą też mechaniczne karuzele z wesołego miasteczka. Podczas organizowania punktów gastronomicznych można postawić na sprawdzone stoiska z lodami, fast-foodami i watą cukrową, ale warto wpasować się w dzisiejsze trendy żywieniowe i wykorzystać piknik do nauczenia dzieci zdrowego odżywiania. Opłaca się zastąpić niezdrową żywność wartościowymi i smacznymi przekąskami, sałatkami owocowymi lub świeżo wyciśniętym sokiem. Jest to także pole do działania dla animatorów, którzy mogą zorganizować specjalne warsztaty poświęcone temu tematowi.
Skupiając się na dzieciach, nie możemy zapominać o rodzicach. Piknik będzie dla nich czasem, kiedy mogą na moment odpocząć od uwagi poświęconej swoim pociechom. Jedną z propozycji im dedykowaną może być koncert lub pokaz taneczny, sztuk walki, występ kabaretu lub, jeżeli chcemy zapewnić uczestnikom aktywny wypoczynek, warsztaty tańca, turniej wiedzy lub bieg z przeszkodami. W przypadku tych ostatnich należy też pamiętać o nagrodach dla najlepszych i upominkach dla każdego z uczestników. W kwestii atrakcji, zarówno dla dorosłych i dzieci, ogranicza nas jedynie wyobraźnia i budżet.
Bez grilla nie ma pikniku – mission impossible?
Różnice wiekowe wpływają nie tylko na odbiór atrakcji, ale i jedzenia. Oprócz typowych kiełbasek, szaszłyków i golonek trzeba zapewnić posiłki dla dzieci, np. polędwiczki z kurczaka. Najlepiej gdyby serwowane przekąski dawały wybór spośród wielu smaków, które dzieci znają. Na pikniku rodzinnym sprawdza się zasada, że lubimy to, co znajome.
Bezpieczeństwo na pikniku – co może się wydarzyć?
Pikniki często przybierają postać imprezy masowej, co niesie ze sobą potrzebę spełnienia formalnych wymogów, np. wynajęcia karetki razem z zespołem ratowniczym. W kwestii bezpieczeństwa przy organizacji pikników rodzinnych warto także pomyśleć nad zatrudnieniem ochrony oraz odgrodzeniem pikniku, jeżeli decydujemy się na zamkniętą imprezę i jeżeli samo miejsce tego nie gwarantuje. W takim wypadku należy dobrze oznaczyć drogi ewakuacyjne oraz wejścia na teren imprezy. Podczas zapewniania bezpieczeństwa należy pamiętać o najmniej przewidywalnym ze wszystkich czynników, o dzieciach. Trzeba zabezpieczyć wszystkie konstrukcje przed rozkręcaniem i wspinaniem się na nie przez najmłodszych. Przed rozpoczęciem pikniku ważne jest, aby przeszukać teren w poszukiwaniu odłamków szkła, gwoździ oraz wszystkiego, co może stanowić zagrożenie.
Piknik a portfel – jak zaoszczędzić?
Piknik wydaje się na pierwszy rzut oka imprezą kosztowną. Elementy takie jak scena, nagłośnienie, karuzele, trampoliny czy punkty gastronomiczne są nieodzowne. Organizator może jednak ograniczyć koszty, zapraszając do współorganizacji właścicieli atrakcji, dla których będzie to okazja do zarobku. Dla organizatora natomiast oznacza to uniknięcie kosztów wynajmu. Oczywiście takie posunięcie niesie za sobą potrzebę przeprowadzenia wielu negocjacji, jednak wysiłek z pewnością będzie opłacalny. Miejmy także na uwadze, że takie rozwiązanie niesie przerzucenie części kosztów na uczestnika, co może nie być akceptowalne, jeżeli jest to impreza zamknięta organizowana z ramienia firmy. Dobrym pomysłem na ograniczenie kosztów będzie też skorzystanie z usług miejscowych artystów i pasjonatów. Przykładem takiego rozwiązanie może być zaproszenie miejscowego bractwa rycerskiego, które uświetni piknik pokazem walki, nie generując przy tym dużych kosztów.
Uczestnicy wydarzenia – jak informować o pikniku?
Na końcu należy zadbać o promocję wydarzenia. Najlepszym sposobem będzie nawiązanie kontaktu z lokalnymi mediami, które poinformują o planowanym wydarzeniu. W takim przypadku należy także spodziewać się dziennikarzy na samej imprezie, dlatego warto pomyśleć o osobie, która będzie odpowiedzialna za kontakt z nimi. W przypadku pikników firmowych minimum trzy tygodnie przed wydarzeniem należy zaprosić wszystkich zaplanowanych gości (pracownicy/klienci/dostawcy), po to aby mogli odpowiednio zaplanować wizytę na imprezie. Zaproszenia można wysłać mailem, jednak klasyczna, papierowa wersja zaproszenia podniesie rangę imprezy. Warto pamiętać o dodaniu informacji, że osoba towarzysząca jest mile widziana. Jako dodatkowe nośniki informacji dobrze sprawdzają się klasyczne plakaty reklamowe i kampanie reklamowe w mediach społecznościowych.
A najważniejsze to…
Piknik rodzinny z pewnością jest złożonym przedsięwzięciem, które wymaga bardzo dobrej organizacji, umiejętności przewidywania i współpracy z wieloma podmiotami. Pikniki dla firm są formą wypoczynku ze wszech miar godną polecenia. Eventy tego typu pełnią coraz ważniejszą rolę społeczną, wzmacniając nie tylko poszczególne rodziny, ale także całe społeczności lokalne, budując poczucie przynależności do niej. Tym co w nich jednak najważniejsze, jest uśmiech dziecka.
