Dobra agencja eventowa może zniwelować wiele kłopotów generowanych przez nie najlepsze praktyki dostawców.
Poniżej znajduje się druga część artykułu. Jeśli nie czytałeś pierwszej, zacznij lekturę od: część pierwsza.
5. Błędne planowanie
Dostawcy usług eventowych, tak jak firmy z każdej innej branży, bywają zawodni. Jednak co gorsze, mają tendencję do zbywania obiekcji klienta i deklarowania „Niech się pani nie martwi, damy radę – już nasza sprawa jak”. Wiedząc, że klienci często mają nikłe pojęcie o kwestiach technicznych, albo po prostu się nimi nie interesują, podwykonawcy „robią po swojemu”, co nie zawsze oznacza dobrze. O ile przy profesjonalnym dostawcy rzeczywiście można część kwestii pozostawić jego decyzjom, o tyle nie mając zaufanego podwykonawcy trzeba koniecznie zadbać samemu o każdy element.
Rolą sprawnego i dobrego event managera jest ogarnięcie całości realizacji w taki sposób, aby poszczególne komponenty zagrały ze sobą jak w zestawie puzzli.
Na przykład
Podczas imprezy plenerowej każdy z dostawców (od namiotów, sceny, nagłośnienia, cateringu, dmuchanych atrakcji, itp.) potrzebuje odpowiedniej ilości czasu i miejsca na montaż. Źle skalkulowany czas, opóźnienia, słaba pogoda, czy źle skomunikowany teren mogą spowodować zatory lub zupełnie sparaliżować pracę poszczególnych firm.
Załóżmy, że namiot miał być gotowy do montażu techniki oświetleniowej i nagłośnieniowej najpóźniej do godziny dziesiątej rano, ale z powodu pomyłki w trakcie jego rozkładania i potrzeby zmiany ułożenia namiotu, nie jest gotowy, a co więcej ekipa montażystów nie jest w stanie podać dokładnie, ile jeszcze potrzebuje czasu. Jednocześnie ekipa od techniki czeka już na miejscu na możliwość montażu i z niecierpliwością podkreśla, że ma czas tylko do dwudziestej, bo potem jeszcze ma nocny montaż ponad sto kilometrów stąd. Tymczasem pojawia się człowiek od dmuchańców, który mówi, że sieć energetyczna nie wytrzyma takiego obciążenia i że nie da rady podpiąć wszystkich atrakcji w jednym momencie. Koszmar? Zdecydowanie tak.
Jednak sprawdzona agencja eventowa zaplanuje wydarzenie w taki sposób, aby uniknąć lub zminimalizować potencjalne problemy.
Dzięki doświadczeniu sprawny event manager założy odpowiednią ilość czasu na przygotowanie realizacji oraz przewidzi większość możliwych zagrożeń.
Ukryta prawda
Prawda jest taka, że często dostawcy inaczej rozmawiają z ludźmi z agencji eventowych niż z klientami indywidualnymi, bo wiedzą, że po drugiej stronie może stać doświadczony człowiek z dużą ilością potencjalnych zleceń, więc nie wykazują ignorancji, która zdarza im się w kontakcie z klientem indywidualnym.
W Hula Events zawsze przed każdym eventem opracowujemy długą listę „what if”, czyli sytuacji potencjalnie niebezpiecznych dla powodzenia wydarzenia. Robimy to po to, by wyeliminować zagrożenia i zabezpieczyć plan B i C.
Rozmowa
Co prawda kiedyś przeprowadziliśmy z klientem po montażu scenografii taki dialog:
Klient: – A co jeśli scenografia spadnie?
My: – Na górze znajdują się listwy podtrzymujące, przywiązane linkami do słupów, więc na pewno będzie się dobrze trzymać.
Klient: – No ale co jeśli te linki pękną?
My: – Jest rama która spina całość i także jest przytwierdzona do ściany, więc nawet gdyby jakimś cudem tak się stało, to konstrukcja będzie stabilna.
Klient: – No ale gdyby ktoś za nią wszedł?
My: – Konstrukcja jest tak blisko ściany, że nikt się tam nie zmieści i jest na scenie, przy której będzie jedynie prowadzący i zaproszeni goście, a w trakcie przerwy obok będą stały hostessy.
Klient: – A co zrobicie jak jednak spadnie?
My skonsternowani: – Jeśli stanie się to w wyniku uderzenia meteorytu, to już chyba nic nie damy rady zrobić.
Jak widać pytanie „co jeśli” można zadawać w nieskończoność, jednak nie o to chodzi. Wystarczy przemyśleć najbardziej prawdopodobne scenariusze i przygotować się na nie.
Natomiast rozpatrywanie sytuacji, co jeśli odpadnie tynk z sufitu, nie będzie miało sensu w przypadku małego eventu w porządnym obiekcie.
6. Zero odpowiedzilaności
A propos odpadającego tynku, bywa i tak, że na evencie coś złego się wydarza. Jedna z głośniejszych historii medialnych z 2017 roku dotyczyła imprezy firmowej, na której pijani koledzy owinęli dwoje z uczestników libacji folią typu stretch, przytwierdzając ich w ten sposób do drzewa. Dla jednego z nich zabawa zakończyła się śmiercią. Inna historia, przekazywana pocztą pantoflową, to opowieść o ekipie nagłośnieniowców, którzy rozłożyli sprzęt na imprezie plenerowej w taki sposób, że był narażony na kontakt z wodą, przez co jego użycie zagrażało życiu artystów. W obawie przed gniewem klienta, pomimo gwałtownej ulewy, nie zdecydowali się odwołać/przesunąć koncertu. Doszło do porażenia prądem. Czy coś takiego mogłoby się stać pod okiem profesjonalnego event managera?
Minimalizowanie ryzyka
Dobra agencja eventowa minimalizuje ryzyka z każdej możliwej strony. Robi to, ponieważ bezpieczeństwo na evencie jest kluczowe. Dlaczego? Po pierwsze jeżeli cokolwiek złego się wydarzy, wszyscy uczestnicy eventu będę go pamiętali przez pryzmat wypadku i relacja z klientem jest stracona. Po drugie straty finansowe dla agencji mogą być zabójcze. A po trzecie w obawie przed łatką „tej agencji od wypadku”.
7. Brak dbałości o szczegóły
Plątające się kable, krzywo ustawiona scenografia, brudne zakamarki, stare krzesła, znoszone stroje, hostessy z obdrapanymi paznokciami, itd., itp. Można wymieniać bez końca, jak wiele detali da się zaniedbać w trakcie przygotowania wydarzenia.
Współpracując z dobrą agencją eventową, klient zyskuje gwarancję dbałości o szczegóły. Pracując bezpośrednio z dostawcą może narazić się na brak dbałości o całość wizerunku eventu.
Przykład z życia
Dostawca cateringu na evencie nie schował pudeł i wózków, których używał w trakcie rozładunku. Nie tylko pozostawił je na widoku gości, ale i zastawił swoim sprzętem dojście do schowka technicznego ekipy od streamingu, po czym w trakcie wydarzenia nie był w stanie przenieść sprzętu, ponieważ cała obsługa zajmowała się gośćmi. Tymczasem ekipa techniczna nie była w stanie dostać się do schowka, skąd potrzebowała dodatkowego sprzętu.
Nawet sprawdzony dostawca, pracując bez odpowiedniej koordynacji i planu jest w stanie zaniedbać, istotne dla całości eventu, szczegóły. Dlatego przy organizacji wydarzeń przydaje się dobra agencja eventowa.
8. Niskie zaangażowanie
„Pańskie oko, konia tuczy” – niby każdy to wie, jednak pokusa by zaufać dostawcy i pozwolić mu „robić swoje” jest bardzo duża, bo w natłoku eventowych spraw i sprawek, czas jest na wagę złota. Dlatego potem na evencie widzimy obsługę techniczną z nosami wlepionymi w ekran komórek, zamiast czuwającą nad sprzętem. Dlatego hostessy flirtują z ochroną, zamiast stać w wyznaczonym miejscu i pomagać gościom. Dlatego ochrona znika na papierosie, zamiast pilnować wejścia i szatni. Przykłady można mnożyć bez końca.
Dobra agencja eventowa
Zadba, żeby zespół pracujący podczas wydarzenia wykazywał się inicjatywą, był skupiony na pomocy gościom i przestrzegał ustalonych wcześniej zasad zachowania. W jaki sposób? Agencja, w odróżnieniu od jednorazowej współpracy bezpośredniej, dostarcza stałe zlecenia, więc wykonawcy bardziej się angażują w trakcie takich zleceń. Co więcej sprawdzona agencja eventowa ma sprawdzony zespół, dzięki czemu unika przykrych niespodzianek ze strony obsługi, która często bywa najbardziej kluczową składową wydarzenia. Dobra agencja eventowa i sprawny event manager wie komu z podwykonawców może rzeczywiście pozwolić „robić swoje”, a kogo powinien trzymać na oku.
