1. Ślamazarne ofertowanie lub brak kontaktu
Otwierasz wyszukiwarkę i szukasz artysty, hotelu, firmy cateringowej lub nagłośnienia na imprezę. Dzwonisz pod jeden z pierwszych numerów, po kilku sygnałach uruchamia się poczta głosowa. Wybierasz kolejny numer z innej strony. Tym razem poczta włącza się od razu. Myślisz „OK, są na szczycie wyników wyszukiwania, pewnie mają dużo pracy”. Trzecia próba kończy się sukcesem. „Halo?” słyszysz po drugiej stronie. Muzyka i pokrzykiwania jakichś ludzi w tle zakłócają rozmowę. Dowiadujesz się, że manager, do którego się dodzwoniłeś wyśle ofertę, ale najwcześniej za trzy dni, bo teraz ma trzysta dziewięćdziesiąt pięć pilniejszych rzeczy na głowie. Czwarta firma obiecuje wysłać ofertę „jeszcze dzisiaj”, ale finalnie nie otrzymujesz oferty. Natomiast piąta daje zaporową cenę.
Tak wygląda rzeczywistość w branży eventowej.
Potrzebujesz coś na już? Bez sprawdzonych dostawców załatwienie czegokolwiek może być dość trudne. Dobra agencja eventowa, z kilkuletnim stażem, ma bazę kontaktów, które może uruchomić bardzo szybko. Dostawcy chętniej odbierają telefony od agencji, które znają i z którymi współpracują regularnie, ponieważ widzą natychmiastową korzyść finansową w postaci „podanego na tacy” zlecenia.
Przykład z życia
Zadzwoniła do nas klientka, która przyznała, że próbowała się dodzwonić bezpośrednio do kilku kabareciarzy z Krakowa, ale nikt nie odebrał od niej telefonu, ani nie odpisał na jej wiadomość, dlatego dzwoniła do nas. Biorąc pod uwagę, że klientka dzwoniła wcześnie rano, a występ potrzebowała na pojutrze, nie zdziwiła nas lekka panika wyczuwalna w jej głosie. Tak to jest z artystami, przez liczne wyjazdy i brak dedykowanej osoby do obsługi zapytań, często mają problem z bieżącą komunikacją mailową/telefoniczną. My, znając krakowską scenę kabaretową i posiadając gotowe oferty występów, przesłaliśmy klientce propozycję współpracy w ciągu dwudziestu minut. Ponieważ zależało jej na czasie, szybko podjęła decyzję o współpracy. Oferty, o które prosiła artystów bezpośrednio, „spływały” jeszcze przez dwa tygodnie po evencie, a niektóre nie zostały wysłane w ogóle.
Pracownicy agencji często mają prywatnie kontakt z artystami, z którymi współpracują, więc mogą się z nimi komunikować nie tylko oficjalnymi kanałami, ale i przez społecznościówki, dlatego proces ustalania dostępności terminu czy stawki za występ jest szybszy.
2. Niedoświadczona lub niekompetentna kadra
Fotograf, który nie ma jasnych obiektywów, pozwalających na robienie zdjęć przy słabym oświetleniu, instruktor wspinaczki ze znaczną nadwagą, a może hostessa, witająca gości, która ledwo mówi po polsku? Niestety powszechną praktyką w branży jest zatrudnianie ludzi bardzo młodych, niedoświadczonych lub bez wystarczających kwalifikacji. Cóż, eventy często odbywają się w weekendy lub wieczorami, więc osoby posiadające rodziny mniej chętnie angażują się w ten rodzaj pracy.
Przykład z doświadczenia Hula Events? Przy jednej z realizacji współpracowaliśmy z hotelem, który od lat specjalizuje się w integracjach firmowych. Współpraca zapowiadała się dobrze, bo manager był elastyczny, kontaktował się sprawnie i udzielał konkretnych odpowiedzi. Gdy zadaliśmy pytanie o doświadczenie i kompetencje instruktorów, którzy mieli prowadzić quady, paintball i zjazdy na linach, uzyskaliśmy informację, że są to doświadczeni strażacy/wspinacze, którzy pracują z hotelem od wielu lat. Co więcej, podczas wizji lokalnej, poznaliśmy jednego z nich i przyglądaliśmy się jego pracy, którą oceniliśmy jako profesjonalną. To między innymi on miał być obecny na naszym evencie. Omamieni faktem, że wszystko idzie gładko, nie wpisaliśmy do umowy z hotelem zapisu o wymaganych kompetencjach instruktorów. Wpisaliśmy jedynie informację o liczbie osób, które mają obsługiwać atrakcje sportowe ze strony hotelu. Trudno opisać emocje, które towarzyszyły nam, gdy zobaczyliśmy o szóstej rano twarze „instruktorów” wydelegowanych przez hotel do obsługi naszego eventu. Owszem, wśród trójki, która pojawiła się na miejscu, był strażak, którego mieliśmy okazję poznać w trakcie wizji lokalnej. Jednak pozostała dwójka wyglądała na szesnaście lat, miała pryszcze, kolorowe dresy i była zainteresowana przede wszystkim swoimi smartfonami.
Chociaż okazało się, że są to osoby pełnoletnie, to po szybkiej weryfikacji kompetencji, stwierdziliśmy, że zostały przeszkolone pobieżnie i że nie zgodzimy się, aby opiekowały się naszymi gośćmi. Gdyby nie fakt, że przyjechaliśmy na miejsce dużym zespołem i mamy spore doświadczenie w aktywnościach outdoorowych, więc dwójka z nas mogła się zaopiekować paintballem i quadami, to bylibyśmy skazani na, powiedzmy szczerze, obsługę przez niedoświadczone dzieciaki. W rozmowie z managerem, gdy wspomnieliśmy, że umawialiśmy się na instruktorów doświadczonych, a dostaliśmy dzieciaki, usłyszeliśmy, że „u nas nigdy nic się nie stało” i że „chłopcy często tu nam pomagają”. Ktoś może się oburzyć i zapytać, dlaczego osiemnastolatek nie powinien obsługiwać paintballa? Chociażby z tego względu, że uczestnicy integracji nie odbierają go poważnie, przez co mogą zignorować jego polecenia dotyczące środków bezpieczeństwa na polu gry.
Od czasów tej historii przywozimy własnych instruktorów lub precyzujemy w umowie dokładnie, jakie kompetencje ma posiadać instruktor delegowany przez obiekt. Sporty wiążą się z bezpieczeństwem, a strzeżonego… Bo to, że jeszcze nic się nie stało, nie daje polisy na przyszłość.
Dobra agencja eventowa gwarantuje, że zespół, który będzie obsługiwać Twój event będzie doświadczony, dobrze przygotowany i kompetentny.
3. Zawyżanie cen
Często, gdy dostawcy usług widzą znaną markę albo dużą firmę, podnoszą wyceny. Dlatego my, w trakcie przygotowania oferty, nie podajemy dostawcom informacji, dla kogo będzie realizowane zlecenie. Dzięki temu koszty realizacji są realne, a klient ma gwarancję, że dostanie uczciwą cenę. Część klientów, w obawie przed uzależnianiem ceny od wielkości firmy, próbuje wysyłać zapytania z maili prywatnych lub dzwonić z nowych numerów telefonu, jednak gdy klient nie chce podać, z jakiej firmy dzwoni, to jest jasny sygnał dla dostawcy, że pewnie z dużej.
A czy agencje eventowe nie zawyżają cen? Pewnie niektóre tak, jednak dobra agencja eventowa negocjuje ceny z podwykonawcami i dostawcami tak, aby uzyskać kwoty satysfakcjonujące dla klienta i obejmujące prowizje dla agencji. Można się także umówić na stały procent od wartości całej realizacji. W każdym razie porządna agencja z dużym doświadczeniem wie, że nie opłaca się zawyżać cen, ponieważ gdy klient odkryje, że w innym miejscu może mieć to samo w niższej cenie, to będzie prawdopodobnie koniec współpracy.
Inną sprawą jest porównywanie gruszek z jabłkami – często oferty są na tyle nieprecyzyjne, że nie da się porównać usług. Łatwo to zaobserwować na przykładzie usług cateringowych. Można zamówić super tani catering z słabej jakości składników, a można zamówić pyszny i zdrowy catering. Jedna i druga usługa to catering. Jednak smaku i jakości nie znajdziesz zapisanego w ofercie. Dobra agencja eventowa ma sprawdzonych dostawców cateringów i wie, które dania są pyszne, a które po prostu poprawne. Zamawianie cateringu w ciemno, od przypadkowego dostawcy to duże ryzyko.
Na marginesie, kuriozalne historie z zamawianiem usług cateringowych przeżywały firmy szkoleniowe, które realizowały projekty unijne. Poprzez procedurę przetargową były zmuszone do kierowania się kryterium najniższej ceny, przez co cateringi świadczone w trakcie szkoleń łamały wszelki normy przyzwoitości. Doszło do tego, że firmy szkoleniowe, broniąc się przed bylejakością firm cateringowych, wprowadziły zapisy nawet o ilości plasterków cytryny, które mają przypadać na jednego uczestnika szkolenia.
Angażując się we współpracę z porządną agencją eventową, nie musisz liczyć plasterków cytryny (chyba że to lubisz).
4. Niedomówienia vel nieuczciwe zagrywki
Zmora wszystkich początkujących organizatorów imprez. Nie wiesz o czymś, dostawca Ci nie powiedział, myślałeś że będzie inaczej, dostawca zrobił po swojemu, nie jesteś zadowolony. W sumie nic się nie da już zrobić, bo nie było umowy, albo w umowie nic na temat akurat tego elementu nie zapisano. Patowa sytuacja.
Przykład z życia
Młoda para, organizując swoje wesele samodzielnie, zamówiła przenośne toalety. Państwo młodzi nie ustalili umiejscowienia toalet, a że impreza odbywała się na stoku góry, firma dostarczająca toalety odmówiła wjazdu pod sam namiot, stawiając toalety 150 m poniżej miejsca imprezy. Z powodu znacznego spadku i błotnistego terenu (padało od kilku dni) starsze osoby nie były w stanie samodzielnie dotrzeć do toalety.
Czy to była wina dostawcy? I tak i nie. Z jednej strony można by było oczekiwać, że skoro wiedzą, że nie wszędzie są w stanie wwieźć toalety, to powinni zrobić wizję lokalną lub poprosić parę o zdjęcia terenu. Z drugiej strony zamówienie było na tak niską kwotę, że nie pokryłaby ona kosztów wizji lokalnej, a na pytanie o teren pan młody odpowiedział, że skoro namiot stanie, to i toalety staną. Nie wziął tylko pod uwagę, że namiot montowano przez trzy dni, a toalety przyjechały w dniu imprezy, kiedy teren był totalnie rozmoczony.
Dobra agencja eventowa, która dysponuje doświadczonym zespołem, ma wiedzę na temat potencjalnych „fuckupów” i sztuczek stosowanych przez dostawców, więc jest w stanie wyeliminować tego typu niedomówienia.
Chcesz wiedzieć, jak skończyła się historia weselników? Kolega pana młodego użyczył swojego Audi, którym woził starszych gości do toalety góra-dół. (Po imprezie samochód trzeba było oddać do mechanika, bo śliska i stroma nawierzchnia dała mu się we znaki). Dwoje gości miało brudne sukienki z powodu upadku w trakcie schodzenia. Kilka osób wyszło z imprezy wcześniej, obrażając się na organizatorów. Natomiast dla większości gości spacery do toalety stały się pretekstem do żartów i wspólnych wycieczek. Pytanie tylko, czy para młoda chciała, aby ich impreza była zapamiętana przez pryzmat tych spacerów…
Chcesz poznać pozostałe cztery grzechy dostawców w branży eventowej, przed którymi ochroni Cię dobra agencja eventowa? Czytaj drugą część artykułu prosto od Hula Events!
