Gale i jubileusze firmowe to okazje do realizacji celów biznesowych firmy

Obchody firmowych rocznic to nie tylko tradycja, ale przede wszystkim szansa na podkreślenie wyjątkowych wartości i osiągnięć, które wyróżniają organizację. Najczęściej celebruje się okrągłe rocznice takie jak 5, 10, 20, czy 30 lat działalności. Korzyści jakie płyną z organizacji jubileuszowej gali to przede wszystkim podkreślenie pozycji na ryku. Jest to także doskonały czas na podsumowania, pokazanie drogi rozwoju firmy, podziękowania pracownikom i klientom. Organizacja jubileuszu to doskonała okazja do pokazania siły i wartości firmy. Choć duże wydarzenia wymagają pewnych nakładów finansowych, to przynoszą korzyści w postaci wzmocnienia pozycji na rynku. To idealny moment na podsumowanie, ukazanie ścieżki rozwoju firmy, a także wyrażenie wdzięczności pracownikom i klientom. Połączenie jubileuszu z innymi strategicznymi wydarzeniami, takimi jak wprowadzenie nowego produktu, podpisanie kontraktu czy otwarcie nowego biura, może przynieść synergię korzyści.

Organizacja jubileuszu firmy to wyzwanie

Zorganizowanie jubileuszu, zwłaszcza związanego z okrągłą rocznicą działalności przedsiębiorstwa to duże przedsięwzięcie. Na początek trzeba pomyśleć nad motywem całości wydarzenia, terminem, ilością gości oraz miejscem dogodnym pod względem logistyki dojazdu gości. Warto już na początku stworzyć zarys agendy wydarzenia, aby nakreślić harmonogram i usystematyzować dziania. Dlatego przygotowania należałoby zacząć przynajmniej z półrocznym wyprzedzeniem, choć często, w przypadku większej skali wydarzenia, zachodzi potrzeba planowania jeszcze wcześniej. Z czego to wynika? Przede wszystkim musisz mieć na uwadze dostępność przestrzeni, które często są rezerwowane z rocznym wyprzedzeniem. Częstą przeszkodą jest również brak dostępności miejsc noclegowych, lub ich niewystarczająca ilość. Dodatkowy aspekt, który trzeba przewidzieć to dostępność miejsc parkingowych w miejscu wydarzenia. Nieodzownym elementem jubileuszy są występy znanych artystów, różnego rodzaju pokazy, akrobacje, stanowiące gwóźdź programu. Aby zakontraktować taki występ, działania także należy rozpocząć z dużym wyprzedzeniem, mając na uwadze, iż kalendarze czołowych artystów wypełniają się zazwyczaj rok wcześniej.
Całość wydarzenia musi być spójna z motywem przewodnim, dlatego scenografia powinna być dopracowana z uwzględnieniem najdrobniejszych szczegółów. Działania takie jak wykreowanie projektu, zlecenie wykonania scenografii, wypożyczenie odpowiednich elementów również mogą zderzyć się z barierą zbyt krótkiego czasu na realizację. Jaki z tego morał? Działaj z wyprzedzeniem.

Gdzie najlepiej zorganizować jubileusz firmy?

Aby wybrać idealne miejsce na organizację wydarzenia należy przeanalizować kilka aspektów:

  •  Planujesz zaprosić gości z całej Polski? Jeśli tak, warto spotkać się pośrodku, wybierając centralną Polskę, jako najdogodniejszą lokalizację pod względem dojazdu.
  • Planujesz zaprosić gości zagranicznych? Postaw na miejsce jubileuszu, które gwarantuje dogodny dojazd z lotniska, tak aby zminimalizować ryzyko znużenia trudami podróży. Wypoczęci goście są gwarantem udanej zabawy do późnych godzin nocnych.
  • Planujesz wydarzenie na co najmniej 500 osób? Warto pomyśleć o wynajęciu dużych przestrzeni eventowych, takich jak stadiony, hale wystawiennicze, centra konferencyjne i kongresowe. Przy takiej ilości gości trzeba zapewnić przepustowość i odpowiednią ilość miejsc parkingowych.
  • Planujesz event w siedzibie firmy? Przeanalizuj, czy dysponujesz przestrzenią, która pomieści planowaną ilość osób, czy znajdzie się miejsce na zainstalowanie sceny, miejsca dla techniki, bufety z cateringiem, zaplecze dla obsługi, sanitariaty oraz odpowiednia ilość miejsc parkingowych. Sprawdź także dostępność hoteli w okolicy, które mogłyby pomieścić zaproszonych gości.
  • Planujesz jubileusz w plenerze? Jako idealne miejsce sprawdzą się dziedzińce zamków, ogrody, murawy stadionów, czy tereny zielone przynależne do firmy. Wybierz sezon letni, aby zapewnić gościom komfort termiczny i podbić efekt wizualny zielenią wokół.

Gala firmowa – jakich pułapek unikać?

  • Przede wszystkim zaplanuj wydarzenie z duży wyprzedzeniem, aby nie narażać się na presję czasową, która niekorzystnie wpływa na jakość wydarzenia.
  • Stwórz kalendarz czynności jakie musisz wykonać, aby kompleksowo realizować kolejne kroki. Niezaplanowane działania czynione chaotycznie podnoszą ryzyko pominięcia któregoś z elementów składowych wydarzenia.
  • Nie działaj sam, deleguj obowiązki osobom dobrze poruszającym się w danych obszarach, np. zleć osobie kreatywnej znalezienie niepowtarzalnego welcome gift’u dla gości.
  • Atrakcje na wieczór dostosuj do grona odbiorców. Jeśli Twoi pracownicy to młody zespół, nie funduj im występu kwartetu smyczkowego. Jeśli wiesz, że Twoi pracownicy są fanami rocka, nie planuj występu Zenka Martyniuka.
  • To, co dzieje się na zapleczu, nie może być widoczne dla gości. Warto zadbać o stworzenie dyskretnego ciągu komunikacyjnego dla obsługi.
  • Komponując menu dla gości, koniecznie pamiętaj o różnorodnych dietach. Jedzenie stanowi jeden z czołowych elementów oceny wydarzenia wśród uczestników.

Gala firmowa krok po kroku

Organizacja firmowego jubileuszu to wyjątkowe przedsięwzięcie, które łączy w sobie elementy eventu, marketingu i budowania relacji. Taka gala jest nie tylko okazją do świętowania sukcesów firmy, ale także do podziękowania pracownikom, partnerom biznesowym oraz klientom za wspólną drogę. Aby wydarzenie było udane i zapadło w pamięć uczestników, konieczne jest staranne planowanie i koordynacja wielu elementów. Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak zorganizować udaną galę:

Określ cel i budżet:

  1. Określenie celu: Zastanów się, po co organizujesz galę. Czy chodzi o świętowanie rocznicy firmy, nagrodzenie pracowników, czy budowanie relacji z klientami i partnerami? Jasno określony cel pozwala lepiej dopasować formę wydarzenia, jego atmosferę i program.
  2. Ustalenie budżetu: Określ, ile środków możesz przeznaczyć na poszczególne elementy wydarzenia – lokal, catering, rozrywkę, dekoracje, materiały promocyjne czy dokumentację fotograficzną. Warto zostawić niewielki margines na nieprzewidziane wydatki, aby uniknąć napięć finansowych w ostatniej chwili.

Wybierz datę i lokalizację:

  1. Wybór daty: Sprawdź, czy wybrana data nie koliduje z innymi ważnymi wydarzeniami firmowymi, świętami czy sezonem urlopowym. Dobrze dobrana data zwiększa frekwencję i komfort uczestników.
  2. Lokalizacja: Wybierz miejsce odpowiednie do liczby gości i charakteru gali. Może to być sala bankietowa, hotel, centrum konferencyjne lub przestrzeń eventowa. Zwróć uwagę na dojazd, parking, akustykę i zaplecze techniczne. Dobrze dobrana lokalizacja pozwala gościom skupić się na wydarzeniu, a nie na niedogodnościach.

Stwórz zespół organizacyjny:

  1. Przydziel zadania: Wskaż osoby odpowiedzialne za dekoracje, catering, technikę, obsługę gości i rozrywkę. Jasny podział obowiązków pozwala uniknąć chaosu i przyspiesza podejmowanie decyzji.
  2. Zaplanuj spotkania: Zaplanuj regularne spotkania zespołu organizacyjnego, aby monitorować postępy i wprowadzać poprawki na bieżąco. Harmonogram działań i lista kontrolna to podstawowe narzędzia skutecznej koordynacji.

Zaprojektuj oprawę graficzną jubileuszu:

  1. Zaproszenia: Stwórz atrakcyjne zaproszenia, które oddają charakter jubileuszu i przyciągają uwagę gości. Mogą być eleganckie, nowoczesne lub kreatywne, zgodne z wizerunkiem firmy. Pamiętaj o odpowiednio wczesnej wysyłce, aby uczestnicy mogli zarezerwować termin.
  2. Strona internetowa lub aplikacja: Rozważ przygotowanie strony internetowej lub aplikacji wydarzeniowej. Umieść tam harmonogram, informacje logistyczne, historię firmy i ciekawostki. To zwiększa zaangażowanie gości i ułatwia komunikację przed galą.

Przemyśl, jaką atmosferę chcesz wykreować:

  1. Temat: Wybierz motyw przewodni gali – może nawiązywać do historii firmy, jej wartości lub aktualnych osiągnięć. Spójny temat ułatwia dobór dekoracji, atrakcji i strojów.
  2. Dekoracje: Zadbaj o dekoracje dopasowane do tematu, które stworzą odpowiednią atmosferę. Oświetlenie, kwiaty, ścianki fotograficzne czy multimedia mogą znacząco wpłynąć na odbiór wydarzenia przez gości.

Dobierz najlepszy catering:

  1. Menu: Skonsultuj menu z firmą cateringową, uwzględniając różnorodne preferencje żywieniowe – wegetariańskie, wegańskie, bezglutenowe. Smaczne i estetyczne podanie potraw zwiększa komfort i zadowolenie uczestników.
  2. Napoje: Zorganizuj dobrze wyposażony bar, oferujący zarówno alkoholowe, jak i bezalkoholowe napoje. Opcje koktajlowe lub tematyczne drinki mogą być miłym urozmaiceniem.

Stwórz ciekawy program:

  1. Prezentacje: Przygotuj prezentacje dotyczące historii firmy, jej sukcesów i planów na przyszłość. Warto wzbogacić je krótkimi filmikami, wywiadami z pracownikami czy pokazami multimedialnymi.
  2. Rozrywka: Wybierz rozrywkę dopasowaną do gustów gości i charakteru firmy. Może to być zespół muzyczny, DJ, show artystyczne lub konkursy. Pamiętaj, aby atrakcje wspierały program gali, a nie odciągały od głównych punktów wydarzenia.

Dobierz upominki dla gości:

  1. Upominki dla gości: Przygotuj pamiątki, które będą przypominały o wydarzeniu – gadżety firmowe, personalizowane prezenty lub eleganckie drobiazgi.
  2. Prezenty dla pracowników: Rozważ nagrody lub wyróżnienia dla pracowników, które docenią ich wkład w rozwój firmy. To buduje lojalność i motywuje zespół.

Zadbaj o dokumentację wydarzenia:

  1. Fotograf: Profesjonalna dokumentacja wydarzenia – zdjęcia i wideo – powinna być zapewniona w ramach obsługi gali. Dodatkowo świetnie sprawdzają się fotobudki, ścianki z logo i strefy selfie, które tworzą atrakcyjne pamiątki dla gości.
  2. Dokumentacja: Materiały fotograficzne i wideo możesz później wykorzystać w mediach społecznościowych, newsletterach czy archiwum firmy.

Komunikacja po wydarzeniu:

  1. Podziękowanie: Wyślij notkę lub maila z podziękowaniami dla uczestników i osób zaangażowanych w organizację.
  2. Podsumowanie: Przygotuj relację z wydarzenia – zdjęcia, wideo lub artykuł, które można udostępnić wewnętrznie lub publicznie. To wzmacnia wizerunek firmy i pozostawia pozytywne wrażenia po gali.

Pamiętaj, aby być elastycznym, dostosowując plany do bieżących potrzeb i uwzględniając feedback od zaangażowanych osób.

Nieudane gale firmowe, czyli najczęściej popełniane błędy

Nawet przy dużym zaangażowaniu organizatorów łatwo o potknięcia, które mogą wpłynąć na odbiór całego wydarzenia. Niewłaściwe decyzje lub brak odpowiedniego planowania często skutkują niezadowoleniem gości, chaosem organizacyjnym lub utratą wizerunkowej wartości eventu. Poniżej przedstawiamy najczęściej popełniane błędy podczas organizacji gali firmowej — oraz wskazówki, jak ich uniknąć.

1. Niedostateczne planowanie:

  • Problem: Jeśli nie masz szczegółowego planu i harmonogramu, w dniu wydarzenia bardzo szybko pojawi się chaos. Ktoś nie wie, o której wchodzi prezes na scenę, catering wjeżdża za wcześnie albo za późno, a Ty podejmujesz decyzje „na gorąco”, pod presją czasu i stresu. To prosta droga do opóźnień i nerwowej atmosfery, którą goście natychmiast wyczują.
  • Rada: Zacznij planowanie z dużym wyprzedzeniem. Przygotuj scenariusz gali rozpisany co do minut oraz checklistę zadań. Każdy element – od rejestracji gości po ostatni punkt programu – musi mieć swoje miejsce i konkretną godzinę.

2. Niewłaściwy wybór lokalizacji:

  • Problem: Źle dobrana lokalizacja potrafi zepsuć nawet najlepiej zaplanowaną galę. Jeśli dojazd jest skomplikowany, sala za mała, a akustyka słaba, goście będą bardziej skupieni na niedogodnościach niż na świętowaniu. Takie rzeczy rzucają się w oczy od pierwszych minut wydarzenia.
  • Rada: Wybierając miejsce, dopasuj je do liczby gości i charakteru gali. Sprawdź zaplecze techniczne, liczbę miejsc parkingowych, wysokość sali, możliwość ustawienia sceny i nagłośnienia. Nie zakładaj, że „jakoś to będzie” – sprawdź wszystko wcześniej.

3. Zły wybór daty:

  • Problem: Jeśli wybierzesz termin, który koliduje z dużymi wydarzeniami branżowymi, długim weekendem albo sezonem urlopowym, frekwencja może być znacznie niższa, niż zakładałeś. A gala z połową pustej sali traci sens, nawet jeśli była perfekcyjnie przygotowana.
  • Rada: Przeanalizuj kalendarz branżowy i wewnętrzny kalendarz firmy. Sprawdź, czy data nie wypada w okresie urlopowym. Zaproszenia wyślij odpowiednio wcześnie, żeby goście mogli zarezerwować sobie termin.

4. Brak zróżnicowanego menu:

  • Problem: Jeśli menu nie uwzględnia różnych preferencji żywieniowych, część gości po prostu nie będzie miała co zjeść. Brak opcji wegetariańskich, wegańskich czy bezglutenowych szybko zostanie zauważony i zapamiętany – niestety negatywnie.
  • Rada: Planując menu, pomyśl o wszystkich gościach. Zapytaj wcześniej o diety specjalne i dopilnuj, żeby catering był na to przygotowany. Jedzenie to jeden z pierwszych elementów, po których uczestnicy oceniają całe wydarzenie.

5. Zbyt długa ceremonia:

  • Problem: Za długie przemówienia i przeciągające się prezentacje sprawiają, że goście zaczynają się nudzić, zerkać w telefony i tracić uwagę. Jeśli część oficjalna trwa zbyt długo, zaburza rytm całej gali i psuje energię wieczoru.
  • Rada: Każde wystąpienie powinno mieć jasno określony czas. Skracaj, redaguj i pilnuj harmonogramu. Lepiej zostawić niedosyt niż zmęczyć uczestników nadmiarem treści.

6. Niewłaściwa rozrywka:

  • Problem: Na gali lub jubileuszu każda atrakcja powinna pasować do charakteru firmy i gości. Nietrafiony zespół, show taneczne, komik, prowadzący, konkursy czy strefy interaktywne mogą wywołać konsternację, nudę lub niezręczność. Goście mogą siedzieć w milczeniu, opuszczać salę lub komentować „to nie dla nas”. Często zdarza się też, że atrakcje wchodzą w nieodpowiednim momencie – przerywają oficjalną część, blokują networking albo przytłaczają galę zamiast ją uzupełniać.
  • Rada: Planuj wszystkie atrakcje tak, żeby wspierały galę i jubileusz, a nie dominowały lub dezorientowały gości. Każdy występ, konkurs, pokaz artystyczny czy strefa interaktywna musi mieć sens i miejsce w harmonogramie. Sprawdź, kto i kiedy wchodzi, ile trwa pokaz i jakie są wymagania techniczne. Dbaj, żeby goście wiedzieli, kiedy i gdzie dzieje się dana atrakcja – dzięki temu gala będzie płynna, elegancka i angażująca.

7. Zapomnienie o logistyce:

  • Problem: Brak przemyślanej logistyki oznacza, że goście błądzą, pytają się nawzajem i frustrują już od wejścia. Nie wiedzą, gdzie jest rejestracja, szatnia, toalety czy sala główna. Kolejki, chaos i dezorientacja bardzo szybko psują pierwsze wrażenie.
  • Rada: Zadbaj o czytelne oznakowanie przestrzeni: kartki kierunkowe, roll-upy, potykacze z informacjami oraz wyraźne oznaczenia stref. Bardzo dobrze sprawdzają się także hostessy lub obsługa eventowa, które witają gości i mówią wprost, gdzie i co się znajduje. Gość nie powinien się domyślać – wszystko ma być dla niego jasne od pierwszych minut.

8. Nieodpowiednia komunikacja:

  • Problem: Gdy komunikacja w zaproszeniu jest niepełna, goście są zagubieni jeszcze przed przyjazdem. Nie wiedzą, na którą godzinę dokładnie i gdzie mają się stawić, do której potrwa wydarzenie i czy po części oficjalnej jest część nieformalna. Często brakuje informacji o parkingu, wejściu do obiektu, konieczności rejestracji, szatni, a nawet o tym, czy przewidziany jest nocleg lub transport powrotny.
  • Rada: Podaj gościom wszystko na tacy. W komunikacji przed eventem jasno określ: godzinę startu i zakończenia, dokładny adres i wejście, informacje o parkingu lub dojeździe, dress code, program ramowy, obecność kolacji, open baru, części tanecznej, a także dane kontaktowe do osoby organizującej wydarzenie. Im mniej pytań przed galą, tym spokojniejszy event.

9. Zaniedbanie fotografii i dokumentacji:

  • Problem: Jeśli pominiesz fotografa lub kamerzystę, po gali zostaniesz tylko ze wspomnieniami – żadnych zdjęć, żadnych filmów, niczego do pokazania klientom, partnerom ani pracownikom. Nie będzie materiału do mediów społecznościowych, strony internetowej, newsletterów ani materiałów promocyjnych. Często zdarza się, że ktoś robi zdjęcia telefonem – efekt jest słaby, nieprofesjonalny i nie nadaje się do użytku.
  • Rada: Zadbaj o różnorodne formy dokumentacji: fotobudkę, ściankę z logo firmy, strefę selfie, a także wyznacz kilka osób, które będą pilnować aparatu i kamery w kluczowych momentach – wejście gości, przemówienia, wręczanie nagród, atrakcje, toast. Jeśli możesz, dorzuć też wsparcie profesjonalnego fotografa lub kamerzysty – nawet na kilka godzin – najważniejsze, żeby ktoś miał oko na kluczowe momenty i pilnował, żeby nic nie uciekło w tłumie. Dzięki temu po gali masz gotowy materiał na social media, do newsletterów i archiwum firmy, bez stresu, że wszystko zniknie po jednym dniu.

10. Brak elastyczności:

  • Problem: Na eventach bardzo często coś idzie niezgodnie z planem. Artysta spóźnia się lub nie dojeżdża na czas, sprzęt nagłośnieniowy przestaje działać, prezentacja się nie uruchamia, catering ma opóźnienie, a w plenerze nagle zmienia się pogoda. Jeśli w takich sytuacjach trzymasz się planu „na sztywno”, stres narasta, a problemy się kumulują.
  • Rada: Zawsze miej plan B (a najlepiej także plan C). Elastyczność i szybkie decyzje pozwalają uratować sytuację, a goście często nawet nie zauważą, że coś poszło nie tak.

Unikanie tych błędów oraz świadome, staranne planowanie każdego etapu wydarzenia znacząco zwiększają szanse na organizację udanej gali firmowej. Dobrze przygotowana gala czy jubileusz to nie tylko sprawny przebieg wydarzenia, ale przede wszystkim pozytywne doświadczenia uczestników, które przekładają się na wizerunek marki i długofalowe relacje biznesowe. Dbałość o detale, jasna komunikacja i elastyczne podejście do nieprzewidzianych sytuacji pozwalają stworzyć wydarzenie spójne, profesjonalne i zapamiętywane na długo. Gala firmowa przygotowana z myślą o gościach staje się nie tylko uroczystym spotkaniem, ale także skutecznym narzędziem budowania zaufania, lojalności i prestiżu firmy.

Drogi czy tani jubileusz firmy, czyli jaki budżet trzeba wygospodarować, by zrobić to dobrze

Organizacja jubileuszu firmy to ważne wydarzenie, które może zaważyć na wizerunku i relacjach z pracownikami, klientami oraz partnerami biznesowymi. Kluczowym dylematem przy planowaniu jest równowaga między kosztami a jakością wydarzenia. Decydując się na drogi czy taniszy jubileusz, istnieje kilka czynników, które warto wziąć pod uwagę.

Drogi jubileusz:

Organizacja kosztownego jubileuszu może przynieść wiele korzyści. Droższe lokalizacje, ekskluzywny catering, profesjonalna rozrywka i wysokiej klasy dekoracje mogą stworzyć wyjątkową atmosferę. To także okazja do podkreślenia prestiżu firmy i zaimponowania gościom. Jednak kluczowe jest, aby koszty były zgodne z możliwościami finansowymi firmy, a wydatki przekładały się na realną wartość dodaną dla uczestników.

Tani jubileusz:

Planując jubileusz o niższym budżecie, istotne jest kreatywne podejście do organizacji. Wybór bardziej przystępnych cenowo lokalizacji, prostsze dekoracje czy kreatywne rozwiązania w zakresie rozrywki mogą pozwolić zaoszczędzić środki. Ważne jest, aby skoncentrować się na istocie wydarzenia, takiej jak wspólne celebrowanie sukcesów i budowanie relacji, zamiast wyłącznie na kosztownych elementach.

Klucz do sukcesu:

Niezależnie od budżetu, kluczowym elementem udanego jubileuszu jest staranne planowanie. Określenie celów, dostosowanie wydatków do możliwości finansowych firmy, zrozumienie oczekiwań uczestników i dbałość o szczegóły sprawią, że jubileusz będzie niezapomnianym wydarzeniem. Przy prawidłowym podejściu, zarówno drogi, jak i tani jubileusz, mogą przynieść korzyści i wzmocnić więzi w firmie.

Jubileusz firmowy a komunikacja 360

Jubileusz firmy to coś więcej niż elegancka gala. To doskonały moment, aby opowiedzieć historię marki, wzmocnić relacje i pokazać się światu z najlepszej strony. Żeby jednak wydarzenie naprawdę zadziałało, potrzebna jest przemyślana komunikacja 360°, czyli obecność tam, gdzie są Twoi odbiorcy – przed, w trakcie i po evencie.

Poniżej przedstawiamy sprawdzone i praktyczne rozwiązania, które realnie wzmacniają efekt gali jubileuszowej.

1. Kampanie w mediach społecznościowych:

    • Stwórz jeden spójny hashtag jubileuszowy, który porządkuje komunikację i zachęca do oznaczania treści przez gości.

    • Publikuj posty, relacje i stories na kanałach, gdzie realnie są Twoi odbiorcy (Facebook, Instagram, LinkedIn).

    • Pokazuj historię firmy w lekkiej formie – archiwalne zdjęcia, ciekawostki, „kiedyś i dziś”.

    • W dniu gali zadbaj o relacje na żywo i krótkie wideo zza kulis, które budują autentyczność wydarzenia.

    • Angażuj odbiorców pytaniami, ankietami i prostymi aktywnościami – jubileusz ma żyć także online.

2. Strona internetowa:

    • Stwórz dedykowaną podstronę jubileuszową i kieruj do niej całą komunikację (social media, mailing, PR).

    • Podaj na niej najważniejsze informacje w jednym miejscu: datę, godzinę, miejsce wydarzenia.

    • Dodaj informacje praktyczne dla gości: mapa dojazdu, parking, dress code, kontakt organizacyjny.

    • Opowiedz krótko historię firmy – konkretne daty, liczby i etapy rozwoju, bez długich opisów.

    • Pokaż jubileusz „na żywo” i po wydarzeniu – zdjęcia, wideo, krótkie podsumowanie.

    • Zostaw stronę aktywną po evencie – jako materiał wizerunkowy i dowód doświadczenia firmy.

3. Mailing i newsletter:

    • Wysyłaj czytelne zaproszenia i informacje organizacyjne dotyczące gali jubileuszowej.

    • Przypominaj o jubileuszu poprzez newslettery z ciekawostkami z historii firmy.

    • Pokazuj rozwój marki w formie krótkich retrospekcji i historii „od kuchni”.

    • Po wydarzeniu wyślij podsumowanie z galerią zdjęć i krótką relacją – to naturalne domknięcie komunikacji.

4. Public Relations:

    • Przygotuj jeden spójny komunikat jubileuszowy do wykorzystania we wszystkich kanałach.

    • Poinformuj jasno, jaki jubileusz obchodzisz i ile lat działa Twoja firma.

    • Skieruj komunikację nie tylko do mediów, ale także do klientów, partnerów i pracowników.

    • Wykorzystaj jubileusz w komunikacji wizerunkowej i sprzedażowej (strona, prezentacje, oferty).

    • Przekazuj konkretne fakty i liczby, unikając ogólnych haseł.

    • Po wydarzeniu podsumuj jubileusz, pokazując co się wydarzyło i jakie ma to znaczenie dla dalszego rozwoju firmy.

5. Podcasty i webinary:

    • Nagraj odcinki podcastów z udziałem założycieli, zarządu lub kluczowych pracowników.

    • Rozmawiaj o historii marki, przełomowych momentach i planach na przyszłość.

    • Zorganizuj webinar jubileuszowy z udziałem ekspertów lub partnerów firmy.

    • Dodaj sesję Q&A, aby włączyć odbiorców w dialog z marką.

6. Aplikacje:

    • Wykorzystaj aplikację eventową lub proste rozwiązania mobilne związane z galą.

    • Udostępnij program wydarzenia, mapę obiektu i powiadomienia dla gości.

    • Wprowadź quizy, głosowania lub gry, które urozmaicą udział w jubileuszu.

    • Połącz doświadczenia offline z online, aby uczestnicy czuli się aktywną częścią wydarzenia.

7. E-mail marketing:

    • Przygotuj zaproszenie mailowe z konkretnymi informacjami: datą, godziną, miejscem, dress code, możliwością przyjścia z osobą towarzyszącą oraz sposobem potwierdzenia udziału.

    • Przypomnij odbiorcom kilka dni przed wydarzeniem o dacie, miejscu i programie.

    • Dopasuj treść wiadomości do różnych grup (pracownicy, klienci, partnerzy).

    • Podsumuj jubileusz w mailu po wydarzeniu, dodając podziękowanie, zdjęcia i krótkie wideo.

    • Sprawdź, aby każda wiadomość jasno pokazywała, co odbiorca ma zrobić i kiedy.

Jubileusz firmowy a komunikacja 360 stopni pokazuje, jak skutecznie wykorzystać różnorodne kanały, aby dotrzeć do wszystkich grup odbiorców. Dzięki takim działaniom zarówno jubileusz firmy, jak i gala firmowa mogą stać się wyjątkowymi wydarzeniami o szerokim zasięgu. Gala firmowa angażuje uczestników w eleganckie i emocjonujące spotkanie, podkreślając osiągnięcia zespołu i budując prestiż marki, natomiast jubileusz firmy pozwala opowiedzieć historię organizacji, wzmocnić relacje z klientami, pracownikami i partnerami biznesowymi oraz pokazać wartości, które kierują firmą na co dzień. Właściwie zaplanowana komunikacja 360 stopni sprawia, że oba wydarzenia stają się niezapomnianą celebracją sukcesu i profesjonalizmu marki.

Jubileusze i gale – najnowsze trendy 

Jubileusze i gale firmowe to nie tylko okazje do świętowania, ale także platformy do przekazywania wartości, budowania relacji i wyróżniania się w tłumie. W ostatnich latach obserwujemy dynamiczny rozwój nowych trendów, które łączą elegancję tradycji z nowoczesnym podejściem do organizacji wydarzeń. Poniżej przedstawiamy najnowsze trendy, które zdobywają popularność w branży jubileuszów i gal.

1. Ekologia w centrum uwagi:

W dobie rosnącej świadomości ekologicznej, firmy coraz częściej kierują swoje jubileusze w stronę zrównoważonego rozwoju. Wybór ekologicznych lokalizacji, korzystanie z eko-cateringu i minimalizacja zużycia plastiku to tylko niektóre z praktyk, które podkreślają zaangażowanie firmy w ochronę środowiska.

2. Technologia tworzy niepowtarzalne doświadczenia:

Zastosowanie nowoczesnych technologii stało się kluczowym elementem nowoczesnych jubileuszy. Interaktywne prezentacje, wirtualna rzeczywistość czy interaktywne ściany z selfie to tylko niektóre z rozwiązań, które tworzą niezapomniane wrażenia dla uczestników, dodając eventowi nowoczesnego sznytu.

3. Zrównoważony rozwój:

Zrównoważony rozwój staje się nie tylko hasłem, ale także filozofią organizacji jubileuszy. Od materiałów dekoracyjnych po prezentacje, firmy starają się ograniczać negatywny wpływ na środowisko. Wzrasta popularność cateringu opartego na lokalnych produktach i koncepcji zero waste.

4. Personalizacja na wysokim poziomie:

W dobie personalizacji i indywidualizmu, firmy zwracają szczególną uwagę na dostosowanie wydarzenia do oczekiwań i preferencji uczestników. Od indywidualnych zaproszeń po personalizowane upominki, każdy element jubileuszu stara się odzwierciedlić unikalność gości.

5. Nastawienie na doświadczanie, czyli “User Experience”:

Współczesne gale i jubileusze nie ograniczają się do biernego uczestnictwa. Trend “user experience” kładzie nacisk na interaktywne elementy, angażujące uczestników w różnorodne aktywności i atrakcje. Warsztaty, strefy do eksperymentowania czy interaktywne stoiska prezentujące historię firmy to elementy, które podnoszą jakość uczestnictwa.


Podsumowanie:

Nowoczesne jubileusze i gale firmowe to nie tylko okazje do świętowania, ale także manifestacja wartości, jakimi firma się kieruje. Trendy związane z ekologią, technologią, zrównoważonym rozwojem, personalizacją i “user experience” wskazują na rosnącą świadomość branży w zakresie tworzenia wyjątkowych i odpowiedzialnych wydarzeń. Kombinacja tych elementów pozwala firmom na budowanie trwałych relacji, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. W miarę jak branża eventowa ewoluuje, możemy oczekiwać, że te trendy będą kształtować przyszłość jubileuszy i gal firmowyc

Wybrane jubileusze firmowe, które mieliśmy przyjemność współtworzyć

25 lat Kaercher – taneczna impreza w klimacie prohibicji
10 lat Apply Poland – odlotowy jubileusz w Muzeum Lotnictwa
5 lat Arrow – hybrydowa gala z niespodziankami
30 lat Clico –  krakowska rocznica roku
25 lat Aptiv – niezapomniane wydarzenie roku
20 lat International Paper – jubileusz przy dźwiękach zespołu na żywo, tworzącego niezapomniany klimat wieczoru
20 lat Sarpi – ekskluzywna gala w luksusowej aranżacji z teatralnym klimatem
20 lat Shoper – interaktywna celebracja marki z dynamicznymi atrakcjami i multimedialnym show

Porozmawiajmy o tym, co możemy zrobić dla Ciebie i Twojej firmy!

Najczęściej zadawane pytania

Jaka jest średnia cena zorganizowania gali dla 100 osób?

Koszt zorganizowania gali dla 100 osób jest mocno zależny od czynników, takich jak lokalizacja, rodzaj wydarzenia, wybór miejsca, menu, dekoracje, rozrywka i inne elementy. Wynajem sali lub miejsca na wydarzenie może znacząco wpłynąć na koszty – koszt wynajęcia sali na Zamku Królewskim w Warszawie zdecydowanie przebije cenę wynajęcia hotelowej sali bankietowej. Cena menu bankietowego również waha się w zależności od miejsca wydarzenia, ilości posiłków, rodzaju serwowania, jakości oferowanych produktów czy zakresu openbaru. Kolejny aspekt stanowi wystrój. Obecność świeżych kwiatów i wyszukanych elementów dekoracji może znacząco wpłynąć na realny koszt organizacji. Kluczowym elementem gali jest zapewnienie gościom rozrywki – tutaj pole popisu jest naprawdę ogromne, jednak idzie za tym również ogromna rozbieżność w szacowaniu kosztów. Prowadzenie eventu przez celebrytę, występ znanego stand-upiera, zagranicznej gwiazdy muzyki pop lub wszelkiego rodzaju sceniczne show, stanowią duży udział w kosztach całościowych planowanej gali. Nie byłoby tego wszystkiego bez odpowiedniej techniki i nagłośnienia. Warto wydzielić część budżetu na ten element. Bardzo często goście przybywają na gale z odległych miast, bądź też z zagranicy, co przekłada się na konieczność zorganizowania noclegów, a tym samym kolejną pozycję w kosztorysie. Dodatkowe aspekty, o których warto pomyśleć to transport dla uczestników, ubezpieczenia i zezwolenia, foto reportaż, video reportaż, upominki dla gości. Mając na uwadze powyższe składowe, warto porównać kilka opcji, aby dostosować składowe eventu do zakładanych możliwości budżetowych.

Gdzie odbywają się gale?

Gale mogą odbywać się w różnych miejscach, w zależności od ich rodzaju i charakteru. Biorąc pod uwagę rodzaj obiektu, możemy wyróżnić następujące formy: - hale sportowe – gale bokserskie, MMA, wrestingu, - teatry i sale koncertowe – pokazy mody, gale rozdania nagród, gale filmowe, muzyczne, czy teatralne - hotele i ośrodki konferencyjne – gale biznesowe, charytatywne, bankiety - parki, ogrody, plaże – często wybierane podczas letniej edycji wyżej wymienionych form - areny widowiskowe - koncerty muzyczne czy imprezy sportowe o dużym zasięgu - kluby nocne – gale związane z muzyką elektroniczną i klubową Obecnie zarządzający przestrzeniami eventowymi stają na głowie, proponując coraz bardziej wyszukane i niekonwencjonalne miejsca. Warto więc pokusić się o kreatywne rozwiązania, które na długo zapadną w pamięci gości.

Jak pozytywnie zaskoczyć uczestników jubileuszu?

Pozytywnie zaskoczyć uczestników jubileuszu wymaga pomysłowości, kreatywności i dbałości o szczegóły. Jak więc sprawić, aby jubileusz był wyjątkowy i niezapomniany? - pamiętaj o historii - przygotuj retrospektywną prezentację lub film, który pokazuje kluczowe momenty z historii osoby czy firmy obchodzącej jubileusz. Pomysłem, który wzbudzi poruszenie wśród przybyłych gości będzie przygotowanie specjalnego wydania gazety z najważniejszymi wydarzeniami z przeszłości. - niespodzianki muzyczne - zorganizuj występ lub występy muzyczne, które są związane z ważnymi okresami życia jubilata lub mają znaczenie dla firmy. To może być lokalny zespół, coverband wykonujący ulubione utwory jubilata, lub nawet osoba związana z branżą muzyczną. Być może znajdziesz ukryte talenty wśród pracowników firmy? - personalizowane prezenty – zaproponuj coś unikatowego, co odzwierciedli pasje i zainteresowania jubilata lub coś, co będzie pasować charakterem do marki firmy. - wyjątkowa lokalizacja - jeśli to możliwe, zorganizuj jubileusz w nietypowej lokalizacji. Może to być stary dworzec kolejowy, przestronny ogród, loft w centrum miasta lub inna nietypowa przestrzeń, która wzbogaci doświadczenie uczestników. - interaktywne atrakcje – postaw na stacje tematyczne, zabawy zespołowe, powerspeach, który zakłada dialog z uczestnikami. Spraw, aby goście mogli aktywnie uczestniczyć w jubileuszowym wydarzeniu. - niespodzianki w trakcie wydarzenia - organizuj niespodziewane momenty, takie jak pokazy sztucznych ogni, wystąpienia znanych postaci, czy specjalne występy artystyczne. Uczestnicy z pewnością docenią elementy, których nie spodziewali się wcześniej. - oprawa wizualna - zadbaj o atrakcyjną oprawę wizualną miejsca gali. Oświetlenie, dekoracje i wszelkie elementy wizualne powinny harmonizować z tematem spotkania, co dodatkowo podkreśli wyjątkowy charakter wydarzenia. Spraw, aby goście już na wejściu doznali efektu „wow”. - podziękowania i wyróżnienia - w trakcie eventu warto wyróżnić i podziękować osobom, które odegrały istotną rolę w osiąganiu sukcesów firmy. Pamiętaj, że kluczowym elementem jest dostosowanie pomysłów do charakteru jubileuszu i gustów uczestników. Zaskoczenie powinno być pozytywne i dostarczyć niezapomnianych wrażeń.

Jakie jedzenie najlepiej sprawdza się na gali?

Wybór odpowiedniego menu na galę to jednej z kluczowych elementów – nic tak nie psuje humoru uczestników jak niesmaczne jedzenie. Jeśli budżet przewidziany na catering na to pozwala, współpracuj z doświadczonym szefem kuchni, aby dostosować menu do gustów gości i podkreślić charakter wydarzenia. Warto zaskoczyć gości ciekawymi potrawami, których nie próbowali nigdy wcześniej. Najlepiej, by kuchnia oferowała dania w stylu slow food. Potrawy z naturalnych składników i produkty od lokalnych dostawców dostarczą gościom nowych doznań kulinarnych. Planując menu, należy uwzględnić ograniczenia dietetyczne gości, takie jak alergie pokarmowe czy preferencje żywieniowe. W przypadku przyjęcia zasiadanego, najbardziej elegancką formą będzie kolacja serwowana z synchroniczną obsługą kelnerską. Zamiast dużych porcji deserów, warto rozważyć podanie miniatur, takich jak mini tarty, kawałki tortu, czy malutkie musy. To pozwoli gościom spróbować różnych smaków. Szeroki wybór win i napojów pozwoli zaspokoić różne gusta. Serwowanie kreatywnych koktajli dodatkowo ucieszy gości – należy pamiętać, aby w menu znalazły się również pozycje bezalkoholowe.