Spis treści:
Jubileusz, gala, urodziny firmy, dwudziestolecie – niezależnie, jak nazwiesz ten ważny dzień, czeka Cię poważne zadanie. Jeśli organizacja imprezy firmowej to spore wyzwanie, to organizacja jubileuszu firmy, niezależnie od tego czy to pięciolecia, czy dziesięciolecia, to wyzwanie na najwyższym poziomie. Szansa na wywołanie odpowiedniego wrażenia będzie tylko jedna, a ranga sytuacji będzie najwyższa. Tu nie ma miejsca na błędy. A wydarzyć może się wszystko. Na co zwrócić uwagę i jak zorganizować jubileusz firmy? Przed Tobą 10 ważnych wskazówek, bardzo proszę:
Harmonogram gali nie udźwignie wszystkiego
Przemowa prezesa, wręczenie nagród, show taneczne, prezentacja gościa specjalnego, koncert, występ akrobatów, przedstawienie najważniejszych gości i przy okazji, nowego modelu produktu firmy. O ile chcesz uniknąć przytłoczenia, zdenerwowania lub znudzenia gości, koniecznie zaplanuj realny do wykonania harmonogram imprezy. Nie życzeniowy! Realny.
Jak zaplanować harmonogram gali?
Na początku zastanów się, jaki efekt chcesz wywołać i w jakim stanie będą uczestnicy, którzy przybyli na imprezę. Może są po długim locie, albo po cały dniu w pracy, głodni i zmęczeni? Wtedy zaczynanie gali 40 minutowym show jest kiepskim pomysłem. Pozwól ludziom zaspokoić ich podstawowe potrzeby – głód i pragnienie mogą skutecznie zakłócać odbiór nawet najlepiej dobranego programu artystycznego. Powitalny drink, strefa z kawą, herbatą i wodą to totalny ‘must have’.
Pozwól, że przytoczę w tym miejscu historię dwóch imprez, w których miałam wątpliwą przyjemność uczestniczyć. Obie gale były związane z rozdaniem nagród. Nie przytoczę nazw konkursów, żeby nie dobijać organizatorów, jednak Tobie Czytelniku zdradzę arkany tych wydarzeń, abyś nie popełnił błędów tak podstawowych.
„Nie po to był ten sukces…” – study case z rozdania nagród dla przedsiębiorców
Impreza dla przedsiębiorców. Duża impreza, związana z rozdaniem nagród. Atmosfera podniosła, panie w pięknych sukniach, panowie w eleganckich garniturach. Uroczysta gala, w ekskluzywnym miejscu, prasa, telewizja, ochy i achy. Na galę trzeba dojechać i to kilkadziesiąt kilometrów od większego miasta, więc każdy z gości spędził minimum godzinę na samym tylko transferze. Dodatkowy czas przeznaczony na przygotowanie do gali, make-up i fryzjer w przypadku większości uczestniczek oddalał gości od ostatniego zjedzonego posiłku. Gala zaplanowana została w trudno dostępnym, aczkolwiek klimatycznym miejscu, do którego transfer odbywał się turowo i trwał około 30 minut (wraz z dojściem około kilometrowej długości przez brukowany chodnik). Biorąc pod uwagę także fakt, że gości odsyłano na odległy od wejścia parking, aby dostać się na imprezę, spędziliśmy prawie dwie godziny jadąc lub idąc (obcasy, sic!).
Mając na uwadze, że czeka nas uroczysta kolacja, nie napychliśmy się szczególnie w porze obiadowej, a ze względu na przygotowania ominęliśmy podwieczorek. Jakież było moje zdziwienie, gdy okazało się, że bufety z finger foodami są totalnie opróżnione w momencie, gdy wchodzimy na salę. Wielu gości pojawiło się w ciągu ostatniego kwadransa przed rozpoczęciem gali, w tym i my. Bufety, które miały zaspokoić pierwszy głód zostały totalnie zszabrowane. Została tylko kawa. Nic to jednak, przecież nie przyszliśmy tutaj jeść.
Przed rozpoczęciem gali poznajemy zabawnych i wyluzowanych przedsiębiorców w naszym wieku, z którymi dzielimy stolik. Przypadkowo, czy też nie, miło że mamy dobre towarzystwo. I tym doborowym towarzystwie spędzamy następne trzy godziny, siedząc i patrząc na scenę. A tam rozgrywa się wszystko, nagrody, przemowy, znowu nagrody, recital jakiegoś zapomnianego artysty, przemowy, itd. Na stole nie ma nawet wody. Jeden z gości przy naszym stoliku chwyta wszystkich sąsiadów za serce autoironicznym stwierdzeniem, że „Nie po to był ten sukces, żeby ósmą godzinę nic nie jeść”. U nas było to co prawda sześć godzin, ale i tak był to okres na tyle długi, że kiszki gości marsza grały już prawie na poziomie decybeli odkurzacza. Frustracja rosła z minuty na minutę, a atmosfera gęstniała. Słabe nagłośnienie sprawiało, że na końcu sali nie było słychać większości przemówień. Nudny program przebrzmiałych gwiazd dobił nas totalnie. W głowie rozbrzmiał mi tekst piosenki „…i co ja robię tuuu…”. Tylko przez wgląd na szacunek dla nagrodzonych i względnie dobre wychowanie nie wyszliśmy w trakcie tej żałosnej imprezy. Kolacja nie była umieszczona w harmonogramie, a program nie miał za wiele wspólnego z deklarowanym przez organizatorów czasem.
Jako event planner gwarantuję Ci, że nie jest tak, jak deklarowali organizatorzy, że „nie da się trzymać planu”. Być może planu nie da się trzymać, gdy pojawi się na horyzoncie szalony prezes i pod groźbą zwolnienia wywróci, już w trakcie gali, wszystkie elementy programu do góry nogami. Jednak realnie nie ma takich prezesów, bo zdecydowana większość ludzi, którzy osiągnęli dużo, potrafi racjonalnie myśleć i zdaje sobie sprawę z konsekwencji takich nagłych zmian. Zasłanianie się spóźnionym gościem specjalnym i brak kontrolowania czasu przemówień, a także pierwotne złe zaplanowanie harmonogramu tego wydarzenia sprawiły, że temat jedzenia był tematem dominującym na ustach wszystkich gości, którzy, cóż, są po prostu przede wszystkim ludźmi, nie zaś permanentnie uśmiechniętymi robotami.
Wniosek z historii: zapewnij jedzenie i picie gościom, aby ich uwaga nie była rozpraszana przez podstawowe, fizjologiczne potrzeby.
„Ciemność, widzę ciemność” – study case z rozdania nagród branżowych
Tym razem lokalizacja gali była idealna – łatwy dojazd, w centrum miasta, gigantyczny parking, tylko kilkadziesiąt metrów do wejścia. Jeszcze więcej „pięknych” osób niż na gali opisywanej powyżej. Równie enigmatyczny harmonogram, z którego nie wynikało, o której godzinie będą rozdawane poszczególne kategorie nagród. Tym razem, zamiast powitalnego pustego bufetu, kelnerzy roznoszący finger foody – nie korzystamy, bo przecież zaraz będzie kolacja. Pod ścianami bufety zapowiadające pyszności, na razie jednak puste. Rozległe bary, bufety z napojami, ekspresy do kawy – uwaga nieczynne. Informacja od obsługi, że będą dostępne po rozdaniu nagród. Cóż, dzień był długi i intensywny, jesteśmy zmęczeni – kawa wydaje się być koniecznością. Jednak jedyną opcją jest woda lub wino stojące na stole. Pojawia się myśl o pobliskim McDonald’s, w którym na pewno ekspres z kawą jest czynny. Jednak szybko pozbywamy się tej myśli, bo naszą uwagę odwraca ciekawy program. Dynamiczne światła, ekrany LED, artyści, konferansjer podgrzewa atmosferę. Sama technika nagłośnieniowo-oświetleniowa jest zapowiedzią czegoś specjalnego. Nie przywozi się tyle sprzętu, jeśli nie ma takiej potrzeby. Głód rośnie, ale ciekawość go skutecznie tłumi. Rozpoczyna się show. Niewiele widzimy, bo słup podporowy jest na tyle szeroki, że zasłania centralną część sceny. Dopóki gala się nie rozpoczęła nie martwiliśmy się zbytnio słupem, ponieważ widzieliśmy z przodu sali boczne ekrany oraz kamerę do streamingu – przecież wszystko będzie tam wyświetlane, myśleliśmy. Jednak nie. Na ekranach pojawiło się logo organizatorów i tak sobie tam „wisiało” do końca wydarzenia. Zero streamingu na bocznych ekranach i słupy podporowe przez całą długość sali, spowodowały, że około osiemdziesięciu gości z dziesięciu ośmioosobowych stołów nie widziało za wiele. Wystarczyło przesunąć rzędy o metr w prawo lub w lewo, aby uniknąć zasłaniania. I tak, było na to miejsce, była taka możliwość, tylko nikt o tym nie pomyślał. W ten oto sposób potrzeba wypicia kawy stała się dojmująca. Zapachy unoszące się z zaplecza gastronomicznego w pobliżu sali pobudzały ślinianki gości. Nie widząc za wiele sięgnęliśmy po broń ostateczną i odpaliliśmy streaming na komórkach, żeby widzieć chociaż, kto wchodzi na scenę. Kilkusekundowe opóźnienie pomiędzy obrazem na telefonie, a dźwiękiem, który słyszeliśmy na sali było na tyle zabawne, że momentami zapominaliśmy o pustych brzuchach. Jednak wszystko ma swoje granice. Jeśli zastanawiasz się, ile może trwać rozdanie nagród, to wyobraź sobie, że nawet trzy godziny. Policzmy więc czas od ostatniego posiłku większości gości. Rekomendowana na zaproszeniu godzina przybycia to 18:30. Uwzględniając godziny szczytu i korki, wyjazd z miejsca docelowego dla większości mieszkańców tego samego miasta odbywał się około godziny 17. Przygotowania trwały pewnie od 16. Realne rozpoczęcie gali to godz. 20:15. Zakończenie rozdania nagród nastąpiło o 23:40. I o tej porze kawa stała się dostępna.
Wniosek z historii: zaprezentuj harmonogram, w którym widać godziny posiłków, aby goście mogli się przygotować i wiedzieli, czego się spodziewać. Dostosuj pory posiłków do realnych potrzeb gości.
Jak zorganizować jubileusz perfekcyjny?
Zadzwoń do Huli! Jesteśmy dostępni pod numerem telefonu: 12 307 77 00!
