Jak zintegrować zespół pracujący zdalnie?

Praca hybrydowa i praca zdalna generują nowe wyzwania w zakresie utrzymania ducha zespołu. Co zrobić, aby pracujący hybrydowo zespół był trwały? Jak bronić się przed nadmierną fluktuacją zatrudnienia? Z jakich narzędzi skorzystać, aby zbudować więź z organizacją? Na podstawie badań jakościowych* przeprowadzonych w 2022 roku stworzyliśmy narzędziownik, który zawiera odpowiedzi na te pytania. Wnioski są na tyle uniwersalne, że znajdą zastosowanie w każdej branży i w każdej wielkości firmie. Szczególnie przydatne mogą być dla pracowników działów HR i dla managementu. Wnioski zostały uszeregowane w kolejności od najbardziej kluczowych.

Spis treści

Poznaj pracowników

Kluczem do zbudowania relacji jest wzajemne poznanie, dlatego jest to podstawowa rekomendacja. W czasach rekrutacji zdalnej, w trakcie której kontakt skupiony jest na aspekcie werbalnym, jest to o wiele trudniejsze. Także brak kontaktów nieformalnych negatywnie wpływa na poziom znajomości pomiędzy pracownikami.

jak zintegrować zespół online?

Wykorzystuj narzędzia diagnostyczne

Pierwszy klucz do integracji pracowników pracujących w zespołach rozproszonych to ich poznanie. Znajomość preferencji, poglądów i talentów każdej z osób pracujących w organizacji pomaga w odpowiednim, zindywidualizowanym traktowaniu pracowników. W tym celu można użyć profesjonalnych narzędzi diagnostycznych takich jak FRIS, Gallup Strengths Finder, Innsights Discovery, Bridge, Extended Disc, Enneagram, Lumina Learning. Wspomniane narzędzia pozwalają na bliższe poznanie swojego sposobu funkcjonowania i potencjału wynikającego z naturalnego sposobu myślenia. Pozwalają także na analizę osobowości i analizę behawioralną, czerpiąc między innymi z modeli i teorii z obszaru psychologii poznawczej. Uzyskane wyniki służą do zrozumienia oraz opisu kluczowych różnic pomiędzy pracownikami w sposobach myślenia i działania. Narzędzia umożliwiają wyodrębnienie obszarów największej efektywności osobistej i zawodowej. Pokazują, w jaki sposób ludzie się komunikują, jak podejmują decyzje, rozwiązują problemy oraz zachowują się w zmianie.

Buduj kulturę uważności i transparentności

Gdy w firmie panują jasne zasady, pracuje się efektywniej. Promując zachowania typu: włączanie kamery w trakcie spotkań online, możliwość otwartego zadawania pytań, skupienie na współpracowniku w trakcie rozmowy, itp. budujemy kulturę organizacji, która pozwoli na wzajemne poznanie.

Utrzymuj stały kontakt

Rzadszy kontakt pomiędzy pracownikami generuje rozpad więzi. Dlatego warto monitorować częstotliwość kontaktu pomiędzy pracownikami i dbać, aby nie spadła poniżej założonego poziomu.

jak zintegrować zespół pracujący zdalnie?

Wygospodaruj czas na networking i integrację (regularny)

W trakcie pracy zdalnej brakuje spontanicznych spotkań i momentów wymiany myśli, plotek, doświadczeń. Spotkania na kawie w biurowej kuchni pozwalały poznać współpracowników bliżej w nieformalnych okolicznościach. Dlatego, gdy brakuje takiej możliwości, konieczne jest sztuczne wygospodarowanie czasu na networking 1:1 i grupową integrację. Kluczowa jest regularność spotkań, aby nowi pracownicy mieli możliwość szybkiego poznania grupy. Jeśli chcesz wiedzieć, jak zintegrować zespół online, możesz sprawdzić nasze integracje online.

Dbaj o kontakt z każdym (przeciwdziałaj wykluczeniu)

Ludzie lgną do osób, które znają, ponieważ czują się przy nich bezpiecznie. O ile w warunkach pracy stacjonarnej zdarzają się sytuacje, które generują nowe znajomości w przestrzeni biurowej, o tyle w trakcie pracy zdalnej pracownicy często pracują jedynie z osobami zaangażowanymi w ten sam projekt, nie mając możliwości poznania pracowników innych działów czy pracujących przy innych projektach. Dlatego konieczne jest podjęcie działań mających na celu wzajemne poznanie się pracowników pomiędzy działami i projektami, a także pracowników, którzy w mniejszym stopniu korzystają z cyfrowych form komunikacji w codziennej pracy.

Bądź otwarty na feedback (np. ankiety)

W środowisku pracy zdalnej wiele sygnałów płynących od pracowników może umykać uwadze osób zarządzających. Brak nieformalnych rozmów, mniej okazji do wymiany zdań, osłabienie relacji – to wszystko powoduje, że mniej informacji zwrotnych dociera do managerów. Jednym ze sposobów zapobiegania blokadzie informacyjnej jest m.in. regularne ankietowanie pracowników. Przykładowo jeżeli tworzysz nowy zespół lub wprowadzasz nowe rozwiązanie w organizacji, to zamiast czekać na zakończenie procesu, postaraj się uzyskać informację zwrotną już w trakcie wdrażania zmiany.

Buduj przynależność do organizacji

Potrzeba przynależności jest jedną z podstawowych ludzkich potrzeb, dlatego również w środowisku pracy należy zwrócić na nią szczególną uwagę.

Integracja pracowników zdalnych

Zadbaj o transfer wiedzy

W organizacjach kładących nacisk na dystrybucję i prawidłowy przepływ wiedzy pomiędzy pracownikami łatwiej o niższą fluktuację zatrudnienia, ponieważ pracownicy mają poczucie ciągłego rozwoju. Pierwszym etapem dostarczania wiedzy pracownikowi jest prawidłowy i pełny onboarding. Wśród dobrych praktyk jest przydzielenie każdemu nowozatrudnianemu pracownikowi buddiego, który pracuje na podobnym lub równorzędnym stanowisku. Pozwala to stworzyć atmosferę wzajemnego zaufania, a nowy pracownik nie obawia się zadawać, nurtujących go pytań, co może mieć miejsce w przypadku onboardingu wyłącznie pod skrzydłami osoby na wyższym stanowisku. Dodatkowo warto przechowywać wszelkie potrzebne w trakcie onboardingu pliki w jednym miejscu w sposób usystematyzowany, na to pozwalają zarówno narzędzia środowisk Google, jak i Microsoft.

Stwórz wyróżniki pozwalające identyfikować się z organizacją

Zastanów się, wokół jakich wartości i symboli ma być budowana tożsamość zespołu. To ważne aby pracownik miał możliwość identyfikacji z firmą, bo zwiększa to jego zaangażowanie i zmniejsza ryzyko odejścia z organizacji. Czytelna wizja i misja oraz manifest wartości są ważne, natomiast kluczowe jest przekucie tych wartości w działanie. Przykładowo jeśli organizacja deklaruje dbałość o środowisko, a w biurowej kuchni nie ma pojemników do selektywnej zbiórki odpadów, to powstaje rozdźwięk pomiędzy tym, co firma deklaruje, a tym co robi.

Pamiętaj, że online nie wystarczy

Pomimo, że czas pandemii Covid-19 wymusił wypracowanie interesujących programów team buildingowych, a firmy powszechnie nabyły umiejętności wykorzystania dostępnych na rynku narzędzi do komunikacji zdalnej, to spotkania na żywo są konieczne do budowania głębszych relacji i długofalowego poczucia przynależności do organizacji. Sprawdzona i skuteczna integracja na żywo to na przykład gra integracyjna. O możliwych formatach przeczytasz na naszej stronie o grach integracyjnych dla pracowników.

jak zintegrować zespół pracujący zdalnie?

Daj pracownikom możliwość spotkań na żywo

Oprócz wachlarza działań online, kluczowe jest stworzenie warunków i okazji do spotkań twarzą w twarz. Najlepiej sprawdzają się cykliczne formaty przeznaczone dla różnej wielkości grup. Zatem rekomendowane jest organizowanie zarówno spotkań zespołów projektowych, mikro spotkań grup hobbystycznych, jak i imprez oraz tematycznych okazji do spotkań dedykowanych wszystkim pracownikom, np. summer party lub safety day. Pomożemy wam zorganizować imprezy integracyjne Kraków i nie tylko!

Korzystaj z narzędzi

Stosowanie oprogramowania zwiększającego produktywność ma pozytywny wpływ na sposób pracy młodszych pracowników, którzy w największym stopniu zagrożeni są wysoką fluktuacją zatrudnienia.

jak zintegrować zespół online?

Wspólny ekosystem pracy – Microsoft lub Google

Rynek został zdominowany przez rozwiązania firm Microsoft i Google, dlatego podstawowym krokiem jest wybór jednego z nich. Środowiska stworzone przez wspomniane firmy dają ogromną ilość narzędzi. Aplikacje i rozwiązania sieciowe, które oferują technologiczni giganci zapewniają pokrycie wszystkich potrzeb technologicznych małych i średnich organizacji. W przypadku dużych firm środowiska Microsoft i Google zapewniają pokrycie większości potrzeb. Wystarczy dobrać do nich drobne narzędzia uzupełniające do bardzo specyficznych funkcji, które są generowane potrzebami organizacji. Narzędzia oferowane przez Microsoft i Google są cały czas rozwijane, więc wymuszają również technologiczny rozwój w organizacji, która z nich korzysta.

Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna – intranet, media społecznościowe

Oprócz narzędzi, czyli technologii, istotna jest kultura pracy, w tym komunikacji, wytworzona w firmie. Warto spowodować, by komunikacja odbywała się w zaplanowany sposób, zaplanowanymi kanałami. Jeśli kanały komunikacji nie zostaną zaplanowane i przygotowane istnieje ryzyko przepływu bocznymi kanałami, co spowoduje, że informacje będą zniekształcane i dotrą jedynie do części pracowników. W zależności od wybranego środowiska popularnymi rozwiązaniami są Meet i Teams. Dodatkowo często używany jest Zoom i Slack.

Zarządzanie projektami

Kultura pracy w oparciu o kalendarz i e-mail już dawno odeszła do lamusa. Dostępne obecnie narzędzia pozwalają na kompleksowe zarządzanie projektami na każdym etapie. Prawidłowo wdrożone gwarantują utrzymanie porządku i przejrzystości oraz zaangażowania pracowników. Wśród popularnych narzędzi znajduje się Asana i Jira.

Dodatkowe aplikacje

Trudno znaleźć niszę, w której brakowałoby oprogramowania. Mnogość dostępnych na rynku rozwiązań i aplikacji pozwala dobrać właściwe narzędzia do różnych celów. Wśród narzędzi rekomendowanych przez ankietowanych znajdują się: Nuclino, Discord, Miro, Retro, Elvanto, Mural, Nice.

Uczyń well-being ważnym

Szybkie tempo życia, wysoki poziom stresu, a także powszechny multitasking – to wszystko jest przyczyną rosnącej popularności tematu well-being. Organizacje chcąc chronić swoich pracowników przed wypaleniem powinny patrzeć na pracowników w sposób holistyczny oraz inwestować środki w działania wzmacniające mentalność i spokój pracowników.

integracja dla osób pracujących zdalnie

Daj zróżnicowany wachlarz benefitów

To jak rożni są pracownicy i ich upodobania widać chociażby po ich opiniach dotyczących sposobów organizacji pracy. Podobnie różny poziom zadowolenia wywołują u pracowników różne benefity. Dla osób, które preferują poczucie bezpieczeństwa ważna będzie opieka medyczna lub dodatkowe ubezpieczenie na życie. Natomiast poszukiwacze przygód docenią zaskakujące niespodzianki dowożone do domu lub możliwość spełnienia swojego marzenia w ramach otrzymanego od firmy voucheru.

Dostarczaj wsparcie psychologiczne

Coraz częściej w wachlarzu benefitów pojawia się wsparcie psychologiczne, lub nawet psychiatryczne, finansowane przez firmę. Chociaż bywa, że pracownicy obawiają się przepływu informacji pomiędzy firmą, a sponsorowanym przez organizację terapeutą, to jednak coraz powszechniejszy sposób pozapłacowego wsparcia pracowników. Zwłaszcza w dobie gwałtownych zmian, takich jak pandemia, wojna i recesja, pracownicy mogą wykazywać postawy i zachowania lękowe.

Zadbaj o profesjonalny onboarding

Poczucie osamotnienia i zagubienia, jakie może towarzyszyć nowym pracownikom, zmniejsza postać buddiego i poprawnie przygotowany onboarding, obejmujący wszystkie obszary pracy i firmy. Warto zapoznać pracownika nie tylko z jego nowymi obowiązkami, ale i dać mu poczuć ducha firmy, np. przez odpowiedni welcome pack.

Promuj zdrowy tryb życia

W systemie pracy zdalnej pracownicy często skarżą się na brak momentu fizycznego przejścia pomiędzy domem a biurem. Taki moment pozawala im przełączać się pomiędzy trybem praca, a trybem dom. To także moment, kiedy pracownik przemieszcza się, co wiąże się z ruchem. Jeśli dana osoba nie uprawia żadnego sportu, to przejście z pracy stacjonarnej w tryb pracy zdalnej może spowodować zupełne zaniechanie jakichkolwiek form ruchu. Dlatego rekomendujemy promowanie sportu i zdrowego odżywiania wśród pracowników. Jedną z dostępnych form jest wspólny udział w imprezach sportowych, np. w biegu charytatywnym. Innym pomysłem może być organizowanie integracji outdoor w postaci gier terenowych, czy geocachingu. Kolejne rozwiązanie to dofinansowanie zdrowego cateringu. Można również organizować cykliczne treningi i spotkania z dietetykiem.

Dbaj o cyfrową równowagę

Pracownik piszący e-maile w środku nocy może sygnalizować nieprawidłową organizację pracy. Stwórz warunki, które nie będą premiowały osób wykonujących nadmiarowe obowiązki poza czasem pracy. Technologia cyfrowa uzależnia i łatwo stracić kontrolę nad tym jak jej używamy. Edukuj pracowników w tym zakresie, aby uniknąć kompulsywnego sprawdzania skrzynek mailowych, pracy w porze snu, itp.

Przeciwdziałaj quiet quitting

Dla osób, których domy stały się nowymi miejscami pracy, równowaga między życiem zawodowym a prywatnym jest trudniejsza do utrzymania. Mocne zachwianie work-life balance często owocuje wypaleniem zawodowym. W dobie post covidowej zauważalny stał się trend “wielkiej rezygnacji”. Niestety to jeden z głównych trendów na rynku pracy w 2021 roku – coraz więcej pracowników odchodzi niespodziewanie z pracy. Trend dotyczy głównie pracowników biurowych, którzy są przebodźcowani komunikacją zdalną i w obliczu wypalenia poszukują możliwości całkowitego przekwalifikowania się.

gry integracyjne dla zdalnych pracowników

Rozważ obligatoryjne spotkania na żywo, oprócz integracji zdalnych

Niektórzy pracownicy przyzwyczajeni do izolacji mogą wykazywać zachowania unikowe w stosunku do spotkań na żywo. Szczególnie dotyczy to charakterów o rysie introwertycznym. Dlatego warto jasno określić, że spotkania na żywo służą budowaniu ducha zespołu i stanowią istotną część obowiązków zawodowych.

Konfrontuj różne poglądy, style życia, sposoby pracy

Internet sprzyja zamknięciu w bańce poglądów zbieżnych z własnymi. Tymczasem praca stacjonarna sprawiała, że pracownicy o różnych punktach widzenia mieli możliwość wzajemnego konfrontowania opinii i informacji. Dlatego warto budować zróżnicowane zespoły i przełamywać utarte sposoby współpracy. Chociaż organizacja składająca się z osób o podobnym sposobie myślenia i poglądach bywa bardzo efektywna i szybka w działaniu, to jednocześnie traci mocno na innowacyjności.

Reaguj szybko

Zbieraj feedback na bieżąco i reaguj w trybie rzeczywistym. Tempo życia przyśpieszyło, a zmiana pracy dla przedstawicieli najmłodszych pokoleń nie jest czymś niezwykłym. Dlatego warto rozważyć każdy sygnał płynący od zespołu i w razie potrzeby wdrożyć potrzebne zmiany.

Autorzy powyższego zestawienia mają świadomość, że przedstawiony katalog dobrych praktyk może nie być kompletny ze względu na szybko ewoluujące otoczenie biznesowe, wybraną metodykę badań oraz gwałtownie rosnący rynek narzędzi technologicznych. Jeśli chcesz podzielić się swoimi refleksjami na temat wzmacniania zespołów w dobie pracy zdalnej, prosimy zostaw komentarz pod artykułem.

*badania przeprowadzone na potrzeby pracy końcowej MBA pt. “Metody i narzędzia wspomagające integrację zespołów w warunkach pracy zdalnej” pod przewodnictwem profesora UEK doktora habilitowanego Piotra Buły napisanej przez Annę Leszczyńską (hula events) i Szymona Zielińskiego (Polska Press) w ramach studiów Executive Master of Business Administration w Cracow University of Economics, Cracow School of Business i Ecole de Management de Normandie, AESE Business School

Czy ten post był pomocny?

5 / 5. Liczba ocen 5

Bądź pierwszym, który oceni!

Przeczytaj także

Menu