Spis treści
O ile prostsze byłoby życie organizatora wydarzeń, gdyby istniał uniwersalny przepis na event? Na pewno dużo bardziej. Problem w tym, że takiego nie znajdziemy, bo po prostu nie istnieje. Nie istnieje głównie dlatego, że event eventowi nierówny. Nie zorganizujemy przecież w ten sam sposób pikniku rodzinnego, ciągu lekcji pokazowych w szkołach lub premiery nowego produktu. O ile w przypadku lekcji dzieci byłyby zapewne zachwycone ogromnym, dmuchanym krokodylem na boisku szkolnym, o tyle prezes nie będzie zbytnio zadowolony, stojąc obok niego na scenie. Zatem jak zorganizować event, by odpowiadał on oczekiwaniom klienta?
Jak zorganizować imprezę firmową i nie tylko?
Nie dajemy Ci do ręki listy 10 czynności, których wykonanie zagwarantuje, jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki, sukces eventu. Przeczytasz natomiast poniżej o 10 krokach, które powinny wskazać Ci, czym powinieneś zająć się po kolei podczas organizowania wydarzenia. Wskażemy Ci drogę, którą powinieneś podążyć, ale miej świadomość, że w drodze na szczyt przyjdzie Ci zmierzyć się z przynajmniej kilkoma rozwidleniami. Sprawdź zatem nasze sposoby na organizację eventu.
Sprawna organizacja eventu krok po kroku
Po pierwsze, stwórz zespół. Jeżeli nie organizujesz małego eventu w rodzaju śniadania wielkanocnego średniej ilości firmy, z pewnością będziesz potrzebował wsparcia. Określ umiejętności, których będziesz potrzebował. Ważne, aby wybrani przez Ciebie ludzie byli energiczni i potrafili sprawnie się komunikować. Ustal jasny podział obowiązków. Jeżeli w firmie nie ma osoby o odpowiednim profilu, będzie trzeba zatrudnić podwykonawców.
Po drugie, zastanów się, co jest celem Twojego eventu, czego się od niego oczekuje. Czy ma wypromować nowy produkt, markę, czy też zintegrować kadrę pracowniczą. Stwórz dokument, w którym zaznaczysz założenia eventu oraz jego kryteria.
Po trzecie, należy przedyskutować z zespołem kwestię wyboru formy eventu. Czy ma być nim wieczorowa gala, wyjazd, prelekcja, a może warsztaty? Kierujcie się w pierwszej kolejności głównym celem projektu – to przecież dla jego osiągnięcia powstało całe to zamieszanie. Tak samo ważnym jest, by całość wydatków na wydarzenie zamknęła się w zakładanym budżecie. Zapewne nie będzie możliwe zorganizowanie wyjazdu integracyjnego do Brazylii.
Po czwarte, stwórz szczegółowy plan eventu, uwzględniając przerwy na posiłki i, ewentualnie, czas na rozlokowanie się w pokojach. Pamiętaj, że wyjazd do hotelu na sympozjum nie musi się ograniczać jedynie do niego. Możesz w międzyczasie zorganizować aktywnością taką jak gry terenowe, kreatywne warsztaty dla firm lub bal. Pamiętaj, by program był ciągły – nie zakładaj w nim pozycji w rodzaju „czas wolny”, aby nikt nie zarzucił Ci niezapewnienia dostatecznej liczby atrakcji. Pamiętaj, żeby zawsze organizować atrakcje dostosowane do grupy uczestników oraz budżetu. Zastanów się, czego od lokalizacji eventu wymaga realizacja planu – stworzysz tym samym zarys idealnego miejsca.
Po piąte, skoro wiesz już, jakiego miejsca szukasz, pora je znaleźć. Oprócz sprawdzenia, czy dane miejsce umożliwia przeprowadzenie eventu, zwróć uwagę na ilość miejsc parkingowych, przecież część uczestników może przyjechać na miejsce samochodami. Sprawdź stan toalet oraz upewnij się, że wraz z wynajętymi pomieszczeniami lub powierzchnią wynajmujesz także pracowników, np. szatniarzy. Jeżeli nie, będziesz trzeba zająć się tym osobiście, angażując firmę zewnętrzną.
Po szóste, ustal termin – jeżeli nie został oczywiście określony z góry. Nie ma tu wielkiej filozofii, ale istnieje kilka ogólnych zasad przy organizowaniu eventu krok po kroku w konkretnych formach – przykładowo konferencje prasowe przyjęło się organizować we wtorek, środę lub czwartek od 10 do 13. Imprezy integracyjne nie powinny za to odbywać się weekendami – mało który pracownik lubi odgórne planowanie swojego wolnego czasu.
Po siódme, zatrudnij wszelkich potrzebnych podwykonawców. Prawdopodobnie będziesz potrzebował kadry technicznej specjalizującej się w obsłudze wydarzeń, wykonaniu oraz rozstawieniu scenografii, i pracy z nagłośnieniem.W poszukiwaniach podwykonawców kieruj się ich doświadczeniem – dawanie szans nowym osobom w branży jest szlachetne, jednak zawsze niesie ze sobą ryzyko. To Ty odpowiadasz przecież za całość wydarzenia. Pamiętaj, że oprawa eventu musi być spójna z klimatem całego wydarzenia oraz wizerunkiem firmy. Zadbaj więc o jak najlepszy przepływ informacji – podwykonawcy mogą nawet uczestniczyć w pracy Twojego zespołu.
Po ósme, zadbaj o kwestie prawne. Dopilnuj podpisania wszystkich umów z i spisania wszystkich ustaleń. Upewnij się, że tworzony przez Ciebie event nie jest imprezą masową – w takim przypadku obowiązkowa będzie lektura Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych. Jeżeli w trakcie wydarzenia odtwarzana publicznie będzie muzyka, być może należeć będzie wykupienie licencji na wykorzystanie utworów z ZAiKS. Stwórz regulamin imprezy. Pamiętaj też o zgodach uczestników na wykorzystanie ich wizerunku w działaniach promocyjnych – można wpisać ją jako warunek uczestnictwa w regulaminie wydarzenia. Organizacja akcji promocyjnych to nasza specjalność!
Po dziewiąte, catering – nawet jeżeli event potrwa jedynie 2 godziny, warto dać uczestnikom możliwość przekąszenia czegoś. Nie musi być to od razu pełny obiad, choć przy dłuższych imprezach jest on nieodzowny, ale ciastka i kawa to zawsze dobry pomysł. Trzeba pamiętać, że wśród uczestników może trafić się weganin lub osoba uczulona na np. gluten, dlatego obowiązkowe jest przeprowadzenie wcześniejszego wywiadu.
Po dziesiąte, zrób odprawę. Podziel się z zespołem zadaniami, którymi trzeba będzie się zająć podczas trwania eventu. Wyjaśnij każdemu, na czym dokładnie będzie polegać jego rola i upewnij się, że nie powstało żadne niedomówienie. Wyznaczcie osobę, prawdopodobnie jako prowadzący projekt będziesz to Ty, która będzie dowodziła podczas trwania eventu i podejmowała decyzje w przypadku nieprzewidzianych wydarzeń. Pamiętaj o scenariuszu wydarzenia dla każdego z członków zespołu. Także obsługa dźwiękowa powinna dostać swój scenariusz, dostosowany do ich zadań.
Korzystając z tego „przepisu” na event, potraktuj go jako punkt wyjścia do eksperymentów. Chcąc ugościć miłośników pikantnego jedzenia, do łagodnego zwykle dania dosypiesz szczyptę pieprzu cayenne – tak samo tworząc różne eventy, należy zmodyfikować część punktów, na niektórych skupić się bardziej i rozwinąć je, a do pozostałych podejść nieco luźniej. Wszystko rozegra się w Twojej głowie i będzie zależeć od Twoich zdolności przewidywania i organizacji, których nie zastąpi żadna, nawet najlepsza, instrukcja. W przypadku eventów nie możesz przecież zadzwonić do producenta z zażaleniem na produkt – to Ty jesteś producentem.
Źródła:
K. Marek i S. Duszyńska, Organizacja eventu od strony prawnej [w:] Event Manager News, nr 3, sierpień 2013
M. Kozicka i Ł. Deoniziak, Zarządzanie projektem eventowym [w:] Event Manager News, nr 3, sierpień 2013
Ł. Ostaszewski, Wespół w zespół [w:] Event Manager News, nr 3, sierpień 2013
