Konferencje i kongresy

Twój cel biznesowy stanie się naszym celem. Powiedz tylko, co chcesz osiągnąć, a zaprezentujemy Ci wszystkie narzędzia event marketingu, które możesz wykorzystać, tworząc wydarzenie biznesowe. Jako doświadczony zespół, wiemy, że organizacja konferencji to ogromne wyzwanie, ale jesteśmy po to, by Ci w tym pomóc.

Organizacja konferencji w czasach wszechobecnej technologii

Szybki rozwój technologii sprzyja ulepszaniu jakości wydarzeń. Pandemia sprawiła, że wiele wydarzeń przeniosło się do internetu, co z kolei stworzyło nowe możliwości i wyzwania. Dzięki innowacyjnym rozwiązaniom, takim jak platformy konferencyjne, wydarzenia stały się bardziej interaktywne. Na rynku pojawiło się mnóstwo nowych rozwiązań, które pozwalają pokonywać bariery czasu i przestrzeni, czyniąc eventy bardziej dostępnymi. Dlatego warto iść z duchem czasu i wykorzystywać nowinki technologiczne. Co pozwala przede wszystkim zapewnić uczestnikom udział w wydarzeniu, nawet w przypadku braku możliwości pojawienia się osobiście. Jeśli chcesz, pomożemy Ci wykorzystać najnowsze technologie, by Twoje wydarzenie było wyjątkowe i wyróżniło się na tle innych.

Konferencje dla firm – przykłady dobrych praktyk

Chcemy, by Twoja konferencja była nie tylko udana, ale też zgodna z najwyższymi standardami. Dlatego proponujemy kilka praktyk, które pomogą Ci w tym:

  • Wybierając lokalizację, zwróć uwagę na udogodnienia dla osób niepełnosprawnych i sprawdź, czy miejsce spełnia ich potrzeby.
  • Zapewnij tłumaczy symultanicznych dla gości zagranicznych i umożliwiaj tłumaczenie na żywo.
  • Uwzględnij w menu opcje dla wegan i osób z nietolerancją pokarmową oraz informuj o nich uczestników.
  • Jeśli na Twojej konferencji będą zagraniczni uczestnicy, zapewnij tłumaczenie materiałów w języku angielskim.
  • Zapewnij sprzęt umożliwiający osobom słabosłyszącym korzystanie z pętli indukcyjnej.
  • Wysyłaj podziękowania za udział w wydarzeniu i ankietę ewaluacyjną, by poznać opinie uczestników i poprawić jakość organizacji kolejnych konferencji.

Konferencje firmowe, które organizowaliśmy

W eventowym portfolio mamy różnorodne konferencje zarówno dla korporacji, jak i dla administracji publicznej. Zorganizowaliśmy kongresy o zasięgu międzynarodowym, ogólnopolskim, ale i lokalnym. Dzięki tym doświadczeniom wiemy, jak dopasować poszczególne usługi do potrzeb klientów i zagwarantować najlepszy efekt końcowy.
Obejrzyj relację z konferencji Colas Day 2023, którą mieliśmy przyjemność organizować na zaproszenie firmy Colas w łódzkim Expo: konferencja Colas Day 2023

wykład, spotkanie z gwiazdą, szkolenie
Konferencje biznesowe dla firm w Krakowie
Konferencje dla firm VIP

Organizacja konferencji dla firm krok po kroku

Kompleksowe zorganizowanie konferencji to proces składający się z wielu skomplikowanych etapów. Poszczególne zadania są zależne od charakteru danego wydarzenia i często bardzo się od siebie różnią, co przekłada się na niemożność wypracowania jednego, uniwersalnego modelu działań. Jak więc się do tego zabrać?

  •  plan organizacji konferencji

Nie da się rozpocząć działań bez usystematyzowania informacji. Dobrą praktyką jest uzyskanie ich za pomocą briefu eventowego, który pozwoli wyłuskać wiele szczegółów czasami z pozoru miało istotnych, a jednak mających wpływ na logistykę. Po uzyskaniu niezbędnych informacji warto zastawić się, jaki jest faktyczny cel planowanego wydarzenia – od niego zależy wiele czynników, np. celem konferencji medycznej może być ogłoszenie przełomowych badań, natomiast konferencji biznesowej podsumowanie roku dla pracowników. Warto w tym miejscu zastanowić się, ile osób chcemy zaprosić, ile dni będzie trwało wydarzenie, jacy prelegenci wystąpią oraz w jakiej atmosferze chcemy utrzymać wydarzenie.

  • optymalny budżet konferencji

Znając szczegóły wydarzenia, przychodzi czas na skalkulowanie przedsięwzięcia. W tym momencie dochodzi do konfrontacji założeń z rzeczywistością – czy komponenty, które zaplanowaliśmy mieszczą się w założonej kwocie. Należy pamiętać o rezerwie na poczet nieplanowanych wydatków.

  • najlepszy termin na organizację konferencji

Przymierzając się do ustalenia terminu konferencji, warto prześledzić kalendarz wydarzeń, aby rozeznać się, kiedy możemy liczyć na dostępność prelegentów, miejsc w obiektach oraz liczne grono gości.

  • najlepsze miejsce na organizację konferencji

Wybierając miejsce konferencji warto uwzględnić czynniki takie jak: pojemność przestrzeni, standard przestrzeni, dostępność sprzętu audiowizualnego, ilość miejsc parkingowych, dostępność komunikacyjna pod względem dojazdu samochodem, pociągiem, komunikacją miejską, czy podróży samolotem, możliwość zamówienia cateringu, możliwości noclegowe.

  • catering konferencyjny

W zależności od charakteru wydarzenia i czasu trwania konferencji, forma cateringu może się znacząco różnić. Do wyboru będziemy mieć opcje przerw kawowych na słodki i/lub słono, lunchów bufetowych lub serwowanych, czy też kolacji w formie bufetowej albo serwowanej.

  • komunikacja przed, w trakcie i po konferencji

Po ustaleniu wszystkich komponentów wydarzenia czas zając się kluczową kwestią, mianowicie zaproszeniem gości oraz odpowiednią promocją. Form zaproszenia jest wiele i warto przemyśleć, która będzie najlepsza dla planowanego grona odbiorców. Do ludzi młodych najszybciej dotrzemy rozsyłając zaproszenia poprzez media społecznościowe, do osób z branży IT warto rozesłać zaproszenia drogą mailową, natomiast planując zaprosić wybitnych specjalistów i osób ze świata nauki, warto pomyśleć o rozesłaniu personalizowanych zaproszeń.

Nieodzownym elementem jest też promocja wydarzenia. Warto rozważyć reklamę na portalach społecznościowych, w prasie branżowej, radio, czy telewizji.

Należy również pamiętać o przygotowaniu folderów z agendą konferencji i opisem poszczególnych paneli dyskusyjnych, zapewnić identyfikatory oraz artykuły piśmiennicze, które jednocześnie mogą stanowić pamiątki z wydarzenia.

Kraków w kontekście organizacji kongresu

Kraków jest miastem z ogromnym potencjałem biznesowym. Z uwagi na nowoczesną infrastrukturę biznesową (Kraków Tauron Arenę, największy w Polsce halowy obiekt widowiskowo-sportowy, który może pomieścić ponad 22 tysiące osób; Międzynarodowe Centrum Targowo-Kongresowe Expo Kraków, gdzie można organizować kongresy dla 5 tys. uczestników, czy Centrum Kongresowe ICE Kraków z foyer z widokiem na Zamek Królewski na Wawelu, zakole Wisły i dzielnicę Kazimierz z przestrzenią dla 3200 uczestników rozmaitych wydarzeń), szeroką gamę prestiżowych hoteli, bogatą ofertę kulturalną, turystyczną i gastronomiczną, a także dogodne położenie i szeroką sieć połączeń krajowych i zagranicznych, plasuje się w czołówce polskich miast pod względem możliwości organizacji spotkań biznesowych.

Konferencje i kongresy zdominowały krakowski rynek wydarzeń biznesowych

Według raportu sporządzanego na zlecenie Krakow Convention Bureau UMK już od kilkunastu lat, w 2019 roku w Krakowie odbyło się 8,4 tys. spotkań biznesowych, wzięła w nich udział rekordowa liczba uczestników – ponad 1,2 miliona. 78 proc. to wydarzenia krajowe (niemal 6,6 tys.), pozostałe (ponad 1,8 tys.) – międzynarodowe. Najwięcej, bo aż 5,6 tys., było właśnie kongresów i konferencji.

Duży wpływ na organizację kongresów w Krakowie ma także środowisko naukowe – w mieście znajdują się 23 uczelnie wyższe, studiuje na nich ponad 150 tysięcy osób. Z uwagi na prężnie działający krakowski biznes, miasto nagrodzono m.in. tytułem „Polskiego miasta przyszłości”, oraz „Miasta przyjaznego dla biznesu”.

Kraków cztery razy z rzędu został także uznany za najlepszą europejską destynację miejską w plebiscycie użytkowników portalu Zoover – „The Best European City Trip”, co więcej zajął ósme miejsce na liście „Najlepszych miast na świecie na 2016 rok” według głosów magazynu podróżniczego „Travel + Leisure”.

Organizacja kongresu w Krakowie niewątpliwe nada mu prestiżowego charakteru.

DMC, Krakow, Poland
DMC Poland Kraków
DMC Poland w Krakowie, Warszawie i innych miejscach w Polsce

Dlaczego warto powierzyć organizację konferencji agencji hula events?

Organizacja konferencji z hula events daje wiele korzyści. Oto niektóre z najważniejszych powodów, dla których warto skorzystać z hula usług:

  1. Profesjonalna organizacja – jesteśmy agencją, która specjalizuje się w organizacji wydarzeń korporacyjnych, w tym organizacji konferencji. Dzięki temu możesz mieć pewność, że wszystko zostanie dopięte na ostatni guzik i że konferencja będzie przebiegała zgodnie z planem.
  2. Doświadczenie – mamy duże doświadczenie w organizowaniu różnego rodzaju wydarzeń, w tym konferencji. Dzięki temu wiemy, jakie są najważniejsze kwestie do uwzględnienia i jakie są najlepsze praktyki.
  3. Indywidualne podejście – podejmujemy się organizacji konferencji z pełnym zaangażowaniem i uwzględniamy potrzeby i oczekiwania klienta. Zapewniamy indywidualne podejście do każdego zlecenia i staramy się dostosować swoje usługi do możliwości i potrzeb klienta.
  4. Współpraca z najlepszymi – współpracujemy z najlepszymi dostawcami usług konferencyjnych (obiektami, catererami, prowadzącymi, panelistami), co pozwala na zapewnienie wysokiej jakości usług w każdym aspekcie organizacji konferencji.
  5. Skuteczna promocja – oferujemy również usługi promocji konferencji, co pozwala na zwiększenie zainteresowania wydarzeniem i przyciągnięcie większej liczby uczestników.

Podsumowując, organizacja konferencji z dobrą i doświadczoną agencją eventową (czyli z nami!) może przynieść wiele korzyści. W tym przede wszystkim profesjonalizację przedsięwzięcia, doświadczenie, indywidualne podejście, współpracę z najlepszymi dostawcami usług i skuteczną promocję.

Skontaktuj się z hula teamem, aby porozmawiać o opcjach współpracy: kontakt z hula

A jeśli wolisz od razu wyplenić brief eventowy, to możesz zrobić o tutaj: link do briefu

Najczęściej zadawane pytania

Gdzie najlepiej zorganizować konferencję?

Miejsce na konferencje ma bardzo duże znaczenie w kontekście całego wydarzenia! Przy wyborze miejsca na organizację konferencji warto uwzględnić:

  • odległość, jaką będą musieli pokonać uczestnicy, aby dotrzeć na konferencję – im krótsza, tym lepiej;

  • walory turystyczne wybranego miejsca, np. zabytki, infrastrukturę rekreacyjną, życie nocne – im więcej, tym lepiej;

  • stopień skomunikowania miejsca, np. czy jest lotnisko, czy dojeżdżają szybkie pociągi, w jakim stanie są drogi – im lepszy, tym lepiej.

Jakie przekąski najlepiej sprawdzają się na konferencjach?

W trakcie konferencji serwuje się dwa rodzaje jedzenia, twz. finger foods, łatwe do przenoszenia, małe przekąski „na raz” i dania podawane w podgrzewanych bemarach ustawionych na bufecie, z których każdy uczestnik może nałożyć sobie wybraną ilość jedzenia. 

Na konferencji najlepiej sprawdza się catering eventowy, który będzie uniwersalny, bez udziwnień, czyli akceptowany przez większość uczestników. Dania powszechnie znane są bezpieczną opcją. Należy unikać dań łatwo brudzących, czy składników pozostających pomiędzy zębami, jak na przykład mak. 

W trakcie konferencji zawsze powinna być dostępna opcja wegańska, a potrawy powinny być szczegółowo opisane wraz z alergenami, które mogą zawierać.

Jak długie powinny być przerwy podczas konferencji?

Minimalny czas przerwy w trakcie konferencji to kwadrans. Jednak, jeśli konferencja jest duża, to lepiej założyć pół godziny, ponieważ uczestnicy potrzebują czasu, aby wydostać się z sali, a w toaletach i przy kawomatach może stworzyć się kolejka. Bloki tematyczne powinny być dzielone przerwami nie rzadziej niż co dwie godziny.

Jak pozytywnie zaskoczyć uczestników konferencji?

Mile widziane są wszelkie upominki. Natomiast goście, którzy często pojawiają się na różnych konferencjach, zwrócą uwagę na wszystko to, co nowe i inne niż spotykali do tej pory. Szczególnie istotne są elementy związane z ekologią i trendem zero waste, jak na przykład możliwość pozostawienia smyczy od identyfikatora w specjalnym pojemniku na koniec konferencji, po to by smycz została użyta ponownie w przyszłości.

Menu