Organizacja konferencji dla firm krok po kroku
Kompleksowe zorganizowanie konferencji to proces składający się z wielu skomplikowanych etapów. Poszczególne zadania są zależne od charakteru danego wydarzenia i często bardzo się od siebie różnią, co przekłada się na niemożność wypracowania jednego, uniwersalnego modelu działań. Jak więc się do tego zabrać?
-
plan organizacji konferencji
Nie da się rozpocząć działań bez usystematyzowania informacji. Dobrą praktyką jest uzyskanie ich za pomocą briefu eventowego, który pozwoli wyłuskać wiele szczegółów czasami z pozoru miało istotnych, a jednak mających wpływ na logistykę. Po uzyskaniu niezbędnych informacji warto zastawić się, jaki jest faktyczny cel planowanego wydarzenia – od niego zależy wiele czynników, np. celem konferencji medycznej może być ogłoszenie przełomowych badań, natomiast konferencji biznesowej podsumowanie roku dla pracowników. Warto w tym miejscu zastanowić się, ile osób chcemy zaprosić, ile dni będzie trwało wydarzenie, jacy prelegenci wystąpią oraz w jakiej atmosferze chcemy utrzymać wydarzenie.
-
optymalny budżet konferencji
Znając szczegóły wydarzenia, przychodzi czas na skalkulowanie przedsięwzięcia. W tym momencie dochodzi do konfrontacji założeń z rzeczywistością – czy komponenty, które zaplanowaliśmy mieszczą się w założonej kwocie. Należy pamiętać o rezerwie na poczet nieplanowanych wydatków.
-
najlepszy termin na organizację konferencji
Przymierzając się do ustalenia terminu konferencji, warto prześledzić kalendarz wydarzeń, aby rozeznać się, kiedy możemy liczyć na dostępność prelegentów, miejsc w obiektach oraz liczne grono gości.
-
najlepsze miejsce na organizację konferencji
Wybierając miejsce konferencji warto uwzględnić czynniki takie jak: pojemność przestrzeni, standard przestrzeni, dostępność sprzętu audiowizualnego, ilość miejsc parkingowych, dostępność komunikacyjna pod względem dojazdu samochodem, pociągiem, komunikacją miejską, czy podróży samolotem, możliwość zamówienia cateringu, możliwości noclegowe.
W zależności od charakteru wydarzenia i czasu trwania konferencji, forma cateringu może się znacząco różnić. Do wyboru będziemy mieć opcje przerw kawowych na słodki i/lub słono, lunchów bufetowych lub serwowanych, czy też kolacji w formie bufetowej albo serwowanej.
-
komunikacja przed, w trakcie i po konferencji
Po ustaleniu wszystkich komponentów wydarzenia czas zając się kluczową kwestią, mianowicie zaproszeniem gości oraz odpowiednią promocją. Form zaproszenia jest wiele i warto przemyśleć, która będzie najlepsza dla planowanego grona odbiorców. Do ludzi młodych najszybciej dotrzemy rozsyłając zaproszenia poprzez media społecznościowe, do osób z branży IT warto rozesłać zaproszenia drogą mailową, natomiast planując zaprosić wybitnych specjalistów i osób ze świata nauki, warto pomyśleć o rozesłaniu personalizowanych zaproszeń.
Nieodzownym elementem jest też promocja wydarzenia. Warto rozważyć reklamę na portalach społecznościowych, w prasie branżowej, radio, czy telewizji.
Należy również pamiętać o przygotowaniu folderów z agendą konferencji i opisem poszczególnych paneli dyskusyjnych, zapewnić identyfikatory oraz artykuły piśmiennicze, które jednocześnie mogą stanowić pamiątki z wydarzenia.