Blog

Scenariusz i reżyseria, czyli kiedy powierzyć organizację eventu firmie zewnętrznej?

Scenariusz i reżyseria, czyli kiedy powierzyć organizację eventu firmie zewnętrznej?

Tomasz Groń

Grudzień 28th, 2015

Brak komentarzy

Gama produktów firm eventowych jest szeroka. W ofercie możemy znaleźć wszystko, począwszy od gier miejskich, uroczystości, zawodów sportowych, akcji promocyjnych, warsztatów, wyjazdów integracyjnych, premier czy gal. Ponoć od przybytku głowa nie boli, ale dla osoby, która nie miała styczności z wieloma wydarzeniami, podjęcie decyzji może sprawiać kłopoty. Zlecenie przygotowania wydarzenia profesjonalnej firmie to dobre rozwiązanie. Dlaczego? Po pierwsze przedstawiciel firmy zewnętrznej pomoże nam w określeniu jasnych celów wydarzenia i dobierze do nich odpowiednią formę. Ponadto już na etapie przygotowań będzie w stanie zaproponować elementy adekwatne do posiadanego budżetu, ponieważ jego wiedza i doświadczenie pozwolą sprawnie oszacować koszty. Samodzielne projektowanie wydarzenia również ma swoje plusy, a co ważniejsze może być wspaniałą przygodą.

Od czego zacząć? Podstawową kwestią jest ocenienie kalibru eventu. Zorganizowanie spotkania wigilijnego dla pracowników w mniejszej firmie może być czystą przyjemnością. Dekoracja sali, wybór miejsca i cateringu to zajęcia, które sprawią wiele radości. Mniejsze wydarzenia to doskonały sposób na sprawdzenie się w dziedzinie organizowania eventów. Weekendowy wyjazd dla pracowników, spotkania okolicznościowe, uroczysty obiad z partnerami biznesowymi to wydarzenia, przy których warto spróbować swoich sił. Każdy nawet najmniejszy event jest swojego rodzaju wyzwaniem, dlatego warto podjąć się go w swojej karierze chociaż raz. Planowanie, przewidywanie różnych wariantów, kontakty z nowymi ludźmi, odwiedzanie ciekawych miejsc to tylko niektóre z atrakcji, jakie spotkają nas przy realizacji eventu na własną rękę. Najważniejsze jednak będą własna satysfakcja i wdzięczność osób, którym całość się po prostu podobała. Problem pojawia się, kiedy rozmiar imprezy jest znacznie większy i może nas przerosnąć. Wraz ze wzrostem liczby uczestników rośnie odpowiedzialność i czas, który musimy poświęcić na przygotowania. Warto się wtedy zastanowić, czy lepszym rozwiązaniem nie będzie zatrudnienie firmy zewnętrznej.

Projektowanie wydarzenia ma jednak dwie twarze. Wielu osobom organizacja imprez kojarzy się tylko i wyłącznie z czymś lekkim i przyjemnym. Często znudzeni pracownicy mówią ,,zróbmy sobie event, żeby odpocząć, oderwać się od rutynowych zajęć”. Niestety w praktyce nie wygląda to tak kolorowo. Organizacja eventów to, wbrew pozorom, masa papierkowej roboty. Zgody na wykorzystanie wizerunku, pozwolenia dotyczące terenu lub obiektu, rachunki i faktury, kwestie związane z ubezpieczeniem, listy kontaktowe to tylko niektóre elementy biurokracji napotykane podczas przygotowywania wydarzenia. Firma eventowa załatwi natomiast wszystkie nieprzyjemne aspekty przedsięwzięcia za nas.

Niestety w branży eventowej dopiero wraz z organizacją każdego kolejnego wydarzenia jesteśmy w stanie wyciągnąć konstruktywne wnioski. Z obserwacji płynie nauka: często nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkich ewentualności. Przykładowo przy obchodzie terenu na piknik dla rodzin z dziećmi znaleziono w trawie gniazdo os. Podczas planowania nikt nie zakładał takiego scenariusza, ale gdybyśmy darowali sobie uważne rozpoznanie na miejscu, mogłaby spotkać nas niemiła niespodzianka. Byłaby tym większa, że po dokładnych oględzinach znaleziono jeszcze dwa takie gniazda. Ludzie uczą się na błędach, a niestety w przypadku eventów bardzo wiele nauki płynie bezpośrednio z doświadczeń empirycznych. Manager może być świetnym planistą, być bardzo poukładanym pracownikiem, być doskonałym strategiem, mieć zdolność przewidywania, jednak nie będzie w stanie przeskoczyć braku doświadczenia w organizowaniu imprez. Dlatego nie warto się zniechęcać przy drobnych wpadkach związanych z samodzielną realizacją wydarzenia. Każda kolejna próba będzie poparta nowym, cennym doświadczeniem zdobytym podczas dotychczasowych projektów.

Ważną kwestią przy organizowaniu imprez jest know-how. Firma eventowa zajmująca się przygotowywaniem wydarzeń na co dzień, ma bardzo duże zasoby wiedzy. Już na etapie rozpisywania projektu może się okazać, że z powodu braku informacji i doświadczenia, poświęcimy znacznie więcej czasu na zorganizowanie imprezy niż pierwotnie zakładaliśmy. Kontakty, którymi dysponują firmy eventowe, są bezcenne, pracownicy mają namiary na kompetentnych podwykonawców, wiedzą do kogo zwrócić się z danym problem. Co więcej znajomości przedstawicieli firmy eventowej często pozwalają na wynegocjowanie specjalnych warunków współpracy i bardzo atrakcyjnych cen. Przy organizacji bez angażowania profesjonalnej firmy wraz z napotkanymi komplikacjami będzie rosła nasza frustracja i niezadowolenie. Za tym wszystkim idą także rosnące koszty realizacji przedsięwzięcia, które wynikają między innymi ze zmarnowanego czasu. Przygotowanie imprezy okolicznościowej takiej jak firmowa wigilia albo piknik dla pracowników miało być lekkie, łatwe i przyjemne, tymczasem praktyka pokazała zupełnie coś innego. Ponadto przy chłodnej kalkulacji może się okazać, że tak naprawdę całość kosztowała nas więcej, niż gdybyśmy zlecili to firmie eventowej. Wybranie właściwej firmy zewnętrznej, która po prostu wie, co robi, jest rozwiązaniem pozwalającym zaoszczędzić czas i pieniądze.

Samodzielne przygotowanie eventu bez wątpienia może być niesamowitą przygodą. Należy jednak mierzyć siły na zamiary. Często brakuje nam narzędzi i wiedzy, aby zrealizować przedsięwzięcie, które przyniesie więcej korzyści niż kłopotów. Dodatkowo problemem może być brak czasu. W takich przypadkach odpowiedzią na problemy jest profesjonalna firma eventowa.

O autorze: Tomasz Groń

Brał udział w realizacji ponad 40 eventów, gier miejskich, terenowych i integracyjnych. Interesują go nowe formy marketingu, szczególnie event marketing. Wolne chwile poświęca na zajęcia fitness i Crossfit oraz na uprawianie sportu strzeleckiego Air Soft Gun.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *